한국전자문서협회는 지난 11일에 ‘Paperless 2.0 컨퍼런스 2019’를 서울 코엑스에서 개최하였습니다. 올해는 ‘Transform Your Business’라는 주제로 산업전반에 활용되고 있는 전자문서 현황과 실제적인 효과를 발표하였습니다. 전자문서가 특정한 영역이라 참여 인원이 작을 거라고 생각했는데 그랜드볼륨 101호와 102호룸을 가득 채웠습니다.
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컨퍼런스 세미나 모습
Paperless 2.0, 종이 없는 세상을 만들다
종이에서 전자문서로 전환되는 초창기(PPL1.0)에는 제도적인 제약 때문에 별다른 실효성을 얻지 못하였습니다. 하지만, Paperless 2.0 시대는 전국민이 스마트 환경에 익숙해졌고, 제도도 완화되어 전자문서가 다양하게 활용되고 있으며 그 효과를 거두는 모범 사례들이 급증하고 있습니다.
지금까지 일부 관공서, 은행, 보험 등에서 진행되었던 전자문서 활성화가 전반적으로 확산될 것으로 보입니다.
기술적인 측면에서는 전자문서의 ‘종이문서의 변환’, ‘문서 진위’, ‘전자문서 보안’, ‘전자문서 관리’ 등에 블록체인, 암호화, 접근통제 등과 같은 최신 기술 등이 시도되고 적용될 것으로 보입니다.
대국민을 대상으로 서비스를 제공하는 관공서나 은행, 보험 등의 기업들은 증명서, 계약서, 고지서 등 우편물을 전자문서로 대체하고 있습니다. 그에 따라 비용절감을 얻으면서 고객은 시간적인 편익을 얻고 있습니다.
Paperless 산업은 현재 공공기관에서 선도하고 있습니다. 구체적인 모범사례를 전 산업적으로 확산하고 있습니다. 예를 들면 행안부는 각종 민원처리를 Paperless하게 처리하여, 국민과 기업의 불편 및 비용을 연간 5천억원 절감(추정치)하였다고 하며, 경찰청은 기존 우편 등기비용 100만건에 대해 18억원 절감하였습니다.
도로교통공단은 2017년도 자동차검사 안내를 위해 2,200만통의 우편을 발송했고 약 80억원 비용이 발생하였다고 합니다. 이처럼 비즈니스 체인에서 종이를 사용하는 곳에는 우리가 모르는 사이에 많은 비용이 발생되고 있습니다.
한국전자문서협회(회장 박미경, 포시에스 대표)에 참여 기업인 포시에스, 클립소프트, 엠투소프트, 사이냅소프트, SAP Concur, 인젠트, 시큐센 등 11개 기업이 부스를 개설해서 자사의 솔루션과 서비스를 선보였습니다.
부스 현장
테크니컬 라이팅과 번역 산업에서 종사하는 입장에서 보면, 우리의 고객사도 소비자를 대상으로 제공되는 종이문서는 줄이고, 신속하고, 손쉽게 적용될 수 있는 전자문서 미디어로 전환할 것이며, 그 범위도 더욱 확대할 것으로 보입니다.
한샘EUG는 종이 매뉴얼을 HTML로 자동 변환하여 ‘종이 없는 비즈니스’를 고객에게 제공하고 있습니다. 또한 브로셔나 팜플릿으로 전달되었던 광고나 마케팅, 교육 자료를 동영상으로 제작하여 유튜브 등의 다양한 플랫폼을 통해 전개될 수 있도록 서비스하고 있습니다.
한편으로는 국내외 리소스에 대해 유럽 개인정보 보호법(GDPR)에 맞게 전자적으로 관리하고 있으며, 내부의 휴가, 국내외 출장, 교육/세미나, 야근기록 등의 신청, 청구서 등을 ‘Paperless Business’ 되도록 실행하고 있습니다.
