자가 수리 설명서는 사용자가 세탁기나 냉장고, 스마트폰이나 테블릿, 노트북 등 자신의 제품을 직접 수리할 수 있도록 제조사가 공급하는 설명서로, 제품의 분리 방법, 교체 방법과 같은 수리 방법을 안내하는 가이드입니다.

최근 세계 각국에서 소비자의 ‘수리할 권리’가 법제화되고 환경 보호 차원의 자가 수리 규제가 생겨나면서, 글로벌 제조사들은 소비자에게 정품 부품과 수리 공구, 수리 설명서를 공급하여 사용자가 자가 수리 경험을 제공하는 서비스를 시작하였습니다.

자가 수리 설명서의 작성: 개발자와 전문 테크니컬 라이터의 협업

자가 수리 설명서는 제품의 복잡한 구조와 기술적 요소를 일반 사용자들이 이해할 수 있도록 명확하고 쉽게 전달하는 것이 핵심입니다. 이러한 설명서를 작성하기 위해서는 제품에 대한 깊은 이해가 필수적이며, 이는 제품 개발자가 제공할 수 있는 중요한 정보입니다. 개발자는 제품의 내부 구조, 작동 원리, 주요 부품 등에 대한 기술적 지식을 바탕으로 정확한 데이터를 제공하고, 수리 과정에서 발생할 수 있는 잠재적 문제에 대해 예측할 수 있습니다.

하지만 이러한 기술적 정보가 일반 사용자에게 효과적으로 전달되기 위해서는 전문 테크니컬 라이터의 역할이 중요합니다. 테크니컬 라이터는 복잡한 기술적 내용을 사용자 친화적인 언어로 변환하고, 시각적 자료와 함께 체계적으로 구성하여 이해하기 쉬운 설명서를 작성하는 데 전문성을 가지고 있습니다. 개발자와 테크니컬 라이터가 협력함으로써, 사용자들이 스스로 수리를 시도할 때 필요한 정보를 정확하고 쉽게 얻을 수 있는 고품질의 자가 수리 설명서가 탄생하게 됩니다. 이와 같은 협업은 사용자의 만족도를 높이고, 제품의 신뢰성을 강화하는 데 중요한 역할을 합니다.

한샘글로벌은 글로벌 제조사의 소비자 전자 제품의 자가 수리 설명서 제작을 진행하고 있습니다. 전자 제품을 다루거나 부품을 교체하는데 익숙하지 않은 일반 사용자도 쉽게 수리 공정을 따라 할 수 있도록, 우리는 다음과 같은 요소에 집중하여 사용자 친화적인 자가 수리 설명서를 제작하고 있습니다.

1. 명확하고 간결한 언어 사용
사용자는 기술적인 배경이 없을 수 있으므로, 설명서는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 언어로 작성되어야 합니다.  일반적으로 개발자의 입장에서 작성되어 전달되는 원고는 전문적이고 기술적인 용어, 사내에 확립되어 있는 부품 용어를 그대로 사용하고 있는 경우가 많습니다.

우리는 기술 용어를 최소화하고, 불가피하게 사용해야 할 경우에는 용어 설명을 추가하여 이해를 돕습니다. 단계별 지시 사항은 간결하고 명확하게 서술하여 혼란을 줄입니다.

2. 체계적인 구조
사용자가 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있도록 설명서의 구조가 체계적이어야 합니다. 각 수리 과정은 논리적인 순서에 따라 나열되며, 각 단계는 번호나 목록으로 구분되어야 합니다.

그러나 개발자가 작성한 원고는 정보가 합쳐져 있는 경우가 많고 긴 줄글로 된 문단으로 사용자가 한눈에 사용법을 파악하기 쉽지 않은 경우가 많습니다. 이미지와 텍스트가 특정한 서식이나 스타일이 일관성 있게 적용되어 있지 않습니다.

한샘글로벌의 테크니컬 라이터들은 각 문단을 수리 목적에 맞추어 체계적으로 나누고, 적절한 제목글을 부여하고, 설명글은 짧고 순차적으로 배치하여 사용자가 수리 방법을 쉽게 파악할 수 있도록 했습니다. 정보를 구조화한 뒤, 각 단락별로 폰트와 색상 등을 설정하여 스타일을 만들고 문서 전반에 걸쳐 일관성 있게 적용시켰습니다.

이러한 일관된 구조와 스타일은 사용자가 설명서를 쉽게 탐색하고 신뢰할 수 있도록 하여, 전체적인 사용자 경험을 크게 향상시킵니다.

3. 시각적 자료 활용
그림이나 사진은 복잡한 과정을 설명하는 데 매우 효과적이며, 언어로 설명하기 어려운 부분을 보완해줍니다. 각 수리 단계에 해당하는 이미지를 제공하고, 중요한 부품이나 도구를 강조하는 화살표나 마커를 사용합니다. 각 이미지는 상세한 캡션과 함께 제공되어야 합니다.

그러나 개발자가 작성한 원고는 이런 시각적 자료를 별도로 제작하기 힘들기 때문에 부품 위치나 형태가 명확하게 드러나지 않는 이미지를 사용하고 있는 경우가 많습니다.

자가 수리 설명서는 사용자가 부품을 직접 분해하고 조립해야 하므로 상세한 설명과 더불어 분해/조립할 부품이 무엇인지 이미지를 보고 정확하게 파악할 수 있어야 합니다.  한샘글로벌의 전문 제작팀은 자가 수리 설명서에 필요한 개선할 수 있도록 분해/조립해야 하는 부품에 강조 표시와 화살표를 추가하고 부품의 위치와 분해/조립 방향을 명확하게 표시하였습니다. 또, 작아서 잘 보이지 않는 부품에는 확대 이미지를 넣어 사용자가 작은 부품을 정확히 확인할 수 있게 하였습니다.

4. 안전 경고와 주의사항
자가 수리 과정에서 발생할 수 있는 위험이 있다면 미리 경고하여 안전 사고를 예방할 수 있어야 합니다. 위험 요소가 있는 단계에서는 명확한 경고 문구와 함께 주의사항을 추가합니다. 색상이나 아이콘을 활용해 경고를 강조하는 것도 효과적입니다.

한샘글로벌은 사용자 안전을 최우선으로 고려하여, 경고 라벨이나 문구를 국제표준 ISO 3864, ISO 7010, 북미 시장을 타겟으로 한다면 ANZI Z535 시리즈의 규정을 준수하여 작업합니다. 이를 통해 사용자는 안전 관련 정보를 신뢰할 수 있으며, 수리 과정에서 발생할 수 있는 사고를 효과적으로 예방할 수 있습니다.

5. 부품 및 도구 목록
사용자가 수리를 시작하기 전에 필요한 부품과 도구를 미리 준비할 수 있도록 안내해야 합니다. 수리에 필요한 모든 부품과 도구를 목록화하여 설명서 앞부분에 제공하며, 각 항목에 대한 설명과 사용 용도를 명시합니다.

6. 시험 및 마무리 지침
수리가 완료된 후 제품이 정상적으로 작동하는지 확인할 수 있는 방법을 제시해야 합니다. 수리 후 점검해야 할 사항과 간단한 테스트 절차를 설명하며, 모든 과정이 완료되었는지 체크리스트를 포함합니다.

문서 품질의 일관성을 보증하기 위한 장치: 제작지침서 수립
사용설명서나 자가 수리 설명서는 동일하게 유사 제품이 연속적으로 출시되는 경우라면 설명서 또한 연속하여 제작되어야 합니다. 그러나 제작에 투입되는 개발자와 기술 문서 작업자 또한 변경된다면 한번 잘 만든 설명서의 품질과 일관성이 유지되기 쉽지 않습니다. 파생 작업의 생산성과 문서 품질을 일관되게 유지하려면 반드시 자가 수리 가이드 제작의 표준 지침을 확립하고 다음과 같은 주요 요소를 제작 지침서에 명문화하고, 이를 준수해야 합니다.

• 구성의 표준화: 수립한 설명서의 구조에 대하여 명시하고 향후 파생되는 모든 문서가 동일한 형식과 순서로 작성되도록 합니다.
• 문장 스타일의 표준화: 문장 스타일을 표준화하고 지침에 명시하여 파생되는 모든 문서 전반에 걸쳐 일관된 어조와 표현을 유지하도록 합니다. 이는 설명서의 가독성을 높이고, 다양한 작성자가 참여하더라도 문서의 일관성을 보장하는 데 중요합니다.
• 용어 표준화: 기술 용어 및 부품 용어를 표준화하여 용어집을 생성하여, 파생되는 모델에서 같은 의미의 단어가 일관되게 사용되도록 합니다.
• 시각적 자료의 일관성 유지: 시각적 자료의 스타일을 표준화하고 지침서에 명시하여, 파생되는 모든 설명서에서 동일한 그래픽 스타일, 색상, 아이콘 등을 사용하도록 합니다.

한샘글로벌의 전문성

한샘글로벌은 다양한 형태와 목적의 매뉴얼을 개발한 풍부한 경험을 바탕으로, 일반 소비자가 쉽게 이해하고 따라할 수 있는 수리 설명서를 제작합니다. 수리 설명서를 위한 기술적 전문 지식은 제품 개발자의 영역이지만, 이를 사용자 친화적으로 구조화하고, 문체를 적용하며, 시각적 보조 장치를 적절하게 활용하는 데 있어서는 한샘글로벌의 전문성이 돋보입니다. 한샘글로벌은 제조사 개발자와 긴밀히 협업하여, 전 세계 사용자들이 쉽게 접근할 수 있는 고품질의 수리 가이드를 제작하고 있습니다. 이렇게 작성된 수리 가이드는 다수의 언어로 현지화되어 각 시장의 소비자에게 전달되고 있습니다. 고객의 만족과 신뢰를 최우선으로 하는 한샘글로벌은 앞으로도 탁월한 품질의 문서를 통해 고객의 기대를 뛰어넘는 서비스를 제공할 것입니다.