최근 국제표준으로 제정된 ISO 24495-1은 ‘Plain Language(명확한 언어 사용)’를 문서 작성의 핵심 기준으로 제시하고 있습니다. 오랜 시간 동안 공공기관, 법률, 금융, 제약 분야의 문서는 지나치게 복잡하거나 모호하여 일반인이 이해하기 어려운 경우가 많았고, 이로 인해 중요한 정보가 제대로 전달되지 않는 문제가 반복되어 왔습니다. 이러한 문제를 해결하고자 시작된 Plain Language 운동은 이제 단순한 권고가 아닌 국제적 표준으로 자리잡았습니다.

이 글에서는 Plain Language가 왜 지금 필요한지, ISO 24495-1의 핵심 원칙은 무엇인지, 그리고 이를 실제 문서에 적용하는 방법까지 차근차근 안내합니다.

1. 왜 지금 Plain Language인가?

공공기관, 보험사, 금융기관, 제약회사가 발행하는 문서에는 중요한 정보가 담겨 있습니다. 세금 감면 대상, 보험 청구 조건, 복약 방법, 개인 정보 이용 방식 등은 이해 여부에 따라 실질적인 피해로 이어질 수 있습니다. 그러나 현재 유통되는 많은 문서들은 다음과 같은 문제를 안고 있습니다.

• 지나치게 긴 문장과 복잡한 문어체
• 불필요한 관료적·법률적 표현
• 일반 독자의 지식 수준을 고려하지 않은 정보 배열

결과적으로 시민과 고객은 해당 문서를 읽지 않거나, 읽어도 이해하지 못하며, 잘못 해석하거나, 문의 전화를 걸게 됩니다. 이는 민원 증가, 기업 이미지 악화, 법적 리스크 확대라는 결과로 이어집니다. 이러한 문제를 근본적으로 해결하기 위해 국제표준으로 제정된 것이 바로 ISO 24495-1입니다.

2. Plain Language란 무엇인가?

Plain Language는 단순히 쉬운 단어를 사용하는 것이 아닙니다. 문서를 읽는 사람이 정보를 쉽게 찾고, 이해하고, 행동에 옮길 수 있도록 설계하는 전체적인 문서 전략입니다.

“Plain Language란 정보의 대상 독자가 그 정보를 필요할 때 쉽게 찾고(find), 이해하며(understand), 그에 따라 행동할 수 있게 해주는(use) 언어 방식이다.” (ISO 24495-1:2023) 즉, 문장의 표현만이 아니라 정보의 구조, 제목과 시각적 구성, 행동 유도 방식까지 포함된 종합적인 커뮤니케이션 기법입니다.

이러한 표준이 등장하게 된 배경에는 보험 약관, 금융 상품 설명서, 정책 안내문, 법률 고지문 등이 너무 어렵고 복잡해서 일반인들이 정확한 내용을 이해하지 못하거나, 잘못된 판단을 하게 되는 현실이 있었습니다. 이러한 문제 때문에, 북미와 유럽의 정부 기관들은 Plain Language 도입을 강제하거나 권장하는 방식으로 선제적 대응을 시작했습니다.

• 🇺🇸 미국 연방정부는 PlainLanguage.gov를 통해 모든 정부 문서에 Plain Language를 적용할 것을 의무화하고 있으며, 이를 위한 구체적인 가이드라인과 예시를 제공하고 있습니다.
• 🇨🇦 캐나다 정부는 Canada.ca Plain Language Guide를 통해 명확한 문서 표현, 접근성, 포용성을 결합한 공공 커뮤니케이션 전략을 전 부처에 적용하고 있습니다.
• 🇪🇺 유럽에서는 PlainLanguageEurope.com을 중심으로 다양한 언어권 정부 및 기관들이 ISO 24495-1을 바탕으로 한 Plain Language 교육과 실무 도구를 공동 개발하며 국민에게 더 잘 전달되는 정책·법률 문서를 만들고자 협력하고 있습니다.

이처럼 Plain Language는 단순한 문장 표현의 개선을 넘어, 정책 전달의 신뢰성과 투명성, 공공 서비스의 접근성과 효율성을 높이는 핵심 전략으로 자리 잡고 있습니다.

3. ISO 24495-1 표준의 4가지 핵심 원칙

ISO 24495-1 표준은 Plain Language를 실현하기 위한 네 가지 핵심 원칙을 제시합니다.

첫째, 정보를 쉽게 찾을 수 있어야 합니다 (Findable). 사용자는 문서를 읽기 전에 먼저 필요한 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 파악할 수 있어야 하며, 문서의 구조나 제목, 목차, 항목 구성이 이를 명확하게 안내해야 합니다.

둘째, 정보를 이해하기 쉬워야 합니다 (Understandable). 문장의 길이, 단어 선택, 표현 방식은 독자의 지식 수준에 맞춰 조정되어야 하며, 낯선 용어나 복잡한 문장은 피하고 명확한 문장 구조를 유지해야 합니다.

셋째, 정보를 바탕으로 행동에 옮길 수 있어야 합니다 (Actionable). 문서를 읽은 후 사용자가 무엇을 해야 하는지, 어떤 절차를 따라야 하는지를 명확히 안내해야 하며, 이를 통해 정보 전달에서 끝나는 것이 아니라 실질적인 행동까지 이어질 수 있도록 해야 합니다.

넷째, 문서 전체가 일관성을 유지해야 합니다 (Consistent). 용어, 문체, 형식, 시각적 표현 등은 문서 전반에서 통일되어야 하며, 이는 독자의 혼란을 줄이고 문서에 대한 신뢰를 높이는 데 중요한 요소입니다.

4. Before/After 예시: 이렇게 달라집니다

예시 1: 의료 복지 제도 안내 (Medicaid Eligibility)

Before
Medicaid: Apply if you are aged (65 years old or older), blind, or disabled and have low income and few resources. Apply if you are terminally ill and want to receive hospice services. Apply if you are aged, blind, or disabled; live in a nursing home; and have low income and limited resources. Apply if you are aged, blind, or disabled and need nursing home care, but can stay at home with special community care services. Apply if you are eligible for Medicare and have low income and limited resources.

After
You may apply for Medicaid if you are:

• Terminally ill and want hospice services
• Eligible for Medicare and have low income and limited resources
• 65 years old or older, blind, or disabled and have low income and few resources and:
  -Live in a nursing home, or
  -Need nursing home care but can stay at home with special community care services

번역

• Before:
  다음 조건에 해당하는 경우 Medicaid를 신청하세요: 만 65세 이상이거나 시각장애 또는 장애가 있고 소득과 자산이 적은 경우. 말기 질환자이며 호스피스 서비스를 원하는 경우. 요양원에 거주하고 있으며 소득과 자산이 제한된 경우. 요양원 수준의 간병이 필요하지만 지역사회 돌봄 서비스를 통해 자택 거주가 가능한 경우. Medicare 자격이 있고 소득과 자산이 제한된 경우.
• After:
  다음 중 하나에 해당하면 Medicaid를 신청할 수 있습니다:
  • 말기 질환자이며 호스피스 서비스를 원하는 경우
  • Medicare 자격이 있고 소득과 자산이 적은 경우
  • 만 65세 이상이거나 시각장애 또는 장애가 있으며 소득과 자산이 적고 다음 중 하나에 해당하는 경우:
     • 요양원에 거주 중인 경우
     • 요양원 수준의 간병이 필요하지만 지역사회 돌봄 서비스를 통해 자택에 거주 가능한 경우

개선 포인트

• 중복된 ‘Apply if you are…’ 문장을 제거하고 구조화된 목록형으로 재작성해 가독성 강화
• 조건을 항목별로 나누고, 하위 조건을 들여쓰기로 구분하여 논리 구조 명확화
• ‘aged’, ‘disabled’, ‘few resources’ 등 반복되는 표현을 묶어 중복 제거와 문장 길이 축소
• ‘you may apply’로 표현을 전환해 직접적 지시 → 선택 가능한 행동 제안으로 어조를 부드럽게 조정

출처: US plainlanguage.gov, Examples

예시 2: 의료 정보 안내문

Before
The patient is advised to adhere strictly to the prescribed regimen of medication, which involves taking two tablets of 500 mg each of the antibiotic every eight hours, with the consumption of food to mitigate potential gastrointestinal side effects. Non-compliance with this schedule could result in diminished therapeutic efficacy and possible exacerbation of the condition.

After
Take two 500 mg antibiotic tablets every 8 hours. It’s best to take them with food to avoid stomach problems. Follow this schedule closely to make sure the medicine works and helps you get better.

번역

• Before: 환자는 위장 장애를 줄이기 위해 식사와 함께 500mg 항생제 두 알을 8시간마다 복용하는 처방을 엄격히 따라야 합니다. 복용 일정을 지키지 않으면 약효가 떨어지고 증상이 악화될 수 있습니다.
• After: 항생제 500mg 두 알을 8시간마다 복용하세요. 속이 쓰릴 수 있으니 식사와 함께 드세요. 약이 잘 듣고 회복하려면 복용 시간을 꼭 지켜야 합니다.

개선 포인트

• 긴 문장을 짧게 나누어 가독성 향상
• ‘adhere strictly’, ‘diminished therapeutic efficacy’ 같은 의학 전문 용어를 일반 언어로 단순화
• 복용 이유와 행동 지침을 분명하게 전달

출처: Coleman Institute for Cognitive Disabilities>Plain Language>Examples of Writing Samples

예시 3: 월별 제출 마감일 안내 (Monthly Due Date)

Before
We must receive your completed application form on or before the 15th day of the second month following the month you are reporting if you do not submit your application electronically or the 25th day of the second month following the month you are reporting if you submit your application electronically.

After

If you submit your form:	We must receive it by:
Electronically	25th of the second month
Not electronically	15th of the second month

번역

• Before:
  전자 방식으로 신청하지 않는 경우에는, 보고 대상 월의 다음 다음 달 15일까지 신청서가 접수되어야 하며, 전자 신청을 하는 경우에는 같은 달 25일까지 접수되어야 합니다.
• After:
  신청서를 제출하는 방식에 따라 마감일은 다음과 같습니다:
  • 전자 제출: 다음 다음 달 25일까지
  • 비전자 제출: 다음 다음 달 15일까지

개선 포인트

• 하나의 문장 안에 두 개의 조건과 두 개의 마감일을 나열해 이해가 어려웠던 문장을 표 형식의 병렬 구조로 재구성
• ‘on or before the 15th day of the second month following the month you are reporting’과 같은 복잡한 시간 표현을 간결하게 요약
• ‘if you do not submit… or if you submit…’ 같은 이중 조건문을 이해하기 쉬운 구분 방식으로 개선
• 독자가 자신의 상황에 해당하는 항목을 빠르게 찾고 판단할 수 있도록 정보 제시 방식 단순화

출처: US plainlanguage.gov, Examples

예시 4:  기술 문서

Before
When the process of freeing a vehicle that has been stuck results in ruts or holes, the operator will fill the rut or hole created by such activity before removing the vehicle from the immediate area.

After
If you make a hole while freeing a stuck vehicle, you must fill the hole before you drive away.

번역

• Before: 차량을 빠져나오게 하는 과정에서 바퀴 자국이나 구멍이 생긴 경우, 운전자는 차량을 이동하기 전에 해당 구멍을 메워야 합니다.
• After: 차량이 빠지면서 구멍이 생겼다면, 출발하기 전에 반드시 메우세요.

개선 포인트

• 수동형 문장 → 능동형 문장으로 전환
• 복잡한 구조를 단순한 조건문으로 표현
• 법률적·행정적 뉘앙스를 줄이고 실용적 행동 지시로 개선

출처 US FDA>In Plain Languages, Please>Examples

예시 5: 규정·법률 문서

Before
This regulation governs disaster assistance for services to prevent hardship caused by fire, flood, or acts of nature that are not provided by FEMA or the Red Cross.

After
This regulation governs disaster assistance that:
(a) Consists of services to prevent hardship caused by fire, flood, or acts of nature; and
(b) Is furnished by a provider other than FEMA or the Red Cross.

번역

• Before: 이 규정은 FEMA 또는 적십자사가 제공하지 않는 화재, 홍수 또는 자연재해로 인한 피해를 방지하는 재해 지원 서비스를 규율합니다.
• After: 이 규정은 다음 두 조건을 충족하는 재해 지원 서비스를 다룹니다:
  (1) 화재, 홍수, 자연재해로 인한 피해를 예방하는 서비스
  (2) FEMA 또는 적십자 이외의 기관이 제공하는 경우

개선 포인트

• 중첩된 내용을 명확히 구분하여 항목화
• 한 문장 내에 포함된 조건을 나열 방식으로 분리
• 독자의 판단과 해석 부담을 줄이고 가독성을 높임

출처 US FDA>In Plain Languages, Please>Examples

5. Plain Language가 가져오는 변화

개선 전	개선 후
고객 문의 증가	셀프 이해 및 행동 유도 가능
법적 해석 논란	책임 분담의 명확화
다국어 번역 시 오역 위험 증가	의미 명확성으로 번역 품질 향상
사용자 불만	사용자 신뢰 향상

Plain Language를 적용한 문서는 읽는 사람의 시간과 에너지를 줄여주고, 관과 기업의 신뢰도, 운영 효율성, 법적 안정성까지 향상시켜 줍니다.

결론: Plain Language는 이제 선택이 아닌 실무 전략입니다

Plain Language는 더 이상 형식적 지침이 아닙니다. ISO 24495-1의 제정으로, 문서 작성과 커뮤니케이션 방식은 이해하기 쉬운 표현, 정보 구조, 사용자 중심 설계를 갖추어야 하는 국제적 기준의 대상이 되었습니다.

이 표준은 아직 각국에서 국가 표준화 절차가 진행 중이며, 언어는 다르더라도 Plain Language가 추구하는 명료성, 일관성, 행동 유도 중심의 전략과 원칙은 보편적으로 유효합니다. 따라서 보험, 금융, 정책, 법률 문서에서도 이제는 기존 문체에서 벗어나, 사용자가 실제로 이해하고 행동할 수 있는 방식으로의 전환이 필요한 시점입니다.

하지만 이러한 기준을 실제 문서에 적용하는 일은 단순한 편집 수준을 넘어섭니다. 어떤 정보를 먼저 배치해야 하는지, 문장은 어떻게 재구성해야 하는지, 시각적 요소는 어떻게 구성해야 독자의 행동을 유도할 수 있는지를 설계하고 검증해야 합니다.

한샘글로벌은 이러한 작업을 단순한 트렌드가 아닌, 표준 기반의 실무 전략으로 접근합니다. ISO TC37 국제표준위원회에 전문위원으로 참여하며 Plain Language 관련 국제 논의에 기여해왔으며, 실제로 다양한 산업 문서에서 사용자 중심 정보 구조 설계와 문장 리라이팅, 다국어 번역에서의 명확한 표현 방식 적용을 꾸준히 수행해오고 있습니다.

• ISO 24495-1 기준에 따른 문서 분석 및 구조 개선
• 표현의 명료성, 이해도, 행동 유도력을 고려한 리라이팅
• 다국어 번역 시 Plain Language 원칙 반영
• 산업별 규제 요건과 사용자 특성을 반영한 맞춤 적용

형식보다 본질에 충실한 문서, 보여주기보다 읽히는 문서. Plain Language 도입을 실무적으로 실행하고자 한다면, 국제표준을 이해하고 있는 파트너와 함께하는 것이 출발점이 될 수 있습니다.
한샘글로벌이 그 역할을 함께 하겠습니다.