스마트폰, TV, 가전제품 등과 같은 IT 제품이나 전자제품은 기술 발전에 따라 기능이 주기적으로 개선되고, 새로운 모델이 출시되기 때문에, 각 모델마다 새로운 설명서가 필요합니다. 하지만 기본 기능이나 사용 방법은 유사하기 때문에 기존 설명서를 기반으로 파생 제작이 이루어집니다.

자동차, 카메라 등 모델이나 사양이 다양하게 출시되는 제품도 유사 버전의 사용설명서가 자주 필요합니다. 예를 들어, 자동차의 경우 같은 기본 모델이라도 엔진, 내부 사양, 추가 옵션에 따라 설명서의 내용이 조금씩 달라집니다. 이때 동일한 모델을 기반으로 하는 파생 설명서가 많이 제작됩니다.

동종 제품군의 파생 설명서 제작은 반복적으로 파생되는 다양한 버전 간에 유사한 설명을 매번 새로 작성하지 않고, 표준화된 문장을 효율적으로 관리하고 재활용할 수 있도록 구현되어야 합니다.

콘텐츠 재활용의 효과

소스 텍스트 콘텐츠의 재활용은 특정 기업의 브랜드 메시지의 일관성을 유지할 뿐 아니라 콘텐츠 제작자의 작업 시간 단축, 무엇보다 유사한 콘텐츠의 제작은 다국어 번역 비용 상승으로 이어지기 때문에 비용 절감 효과가 큽니다.

콘텐츠 재활용 방법 1: CMS 구축

시중에 알려진 대표적인 방법은 CMS를 구축하는 것입니다. CMS에서 사용설명서를 작성할 때 콘텐츠를 모듈 단위로 분할하여 관리합니다. 제품의 공통적인 기능이나 설명 부분을 개별 모듈로 저장해 두고, 이를 파생 버전에 그대로 불러와 사용할 수 있습니다. 이를 통해 각 제품의 특정 설명만 새롭게 추가하거나 수정하면 됩니다. 많은 기업들이 콘텐츠 관리를 위해 CMS를 구축하고 있습니다. CMS와 TM을 연동하여 다국어 버전의 콘텐츠 재활용도 용이하기 때문에 방산, 항공, 플랜트 등 대용량의 매뉴얼 제작이 연속적으로 이루어지는 기업이라면 도입을 검토하시는 것이 좋습니다. 다양한 제품군이 시중에 출시되어 있기 때문에 자사 환경에 맞는 제품군을 도입할 수 있습니다.

콘텐츠 재활용 방법 2: 콘텐츠 라이브러리 구축

CMS구축을 어려워 하는 기업도 있습니다. 가전 제품처럼 작은 볼륨의 매뉴얼이 만들어지는 경우수요에 비해 상당한 금액의 초기 셋업 비용에 부담스럽습니다. 무엇보다 CMS 설치 이후에 콘텐츠 제작 운영의 경직성 때문에 기업이 글로벌 트랜드와 변화에 맞추어 적용하고 싶은 자유로운 UX/UI를 구현하기 힘들다는 것과 콘텐츠 제작단의 실무자들이 CMS의 XML 오소링 환경에 유연하게 대응하지 못하는 경우도 많기 때문입니다.

이런 기업이 고려할 수 있는 혁신적인 방법으로 콘텐츠 라이브러리를 검토할 수 있습니다. 콘텐츠 라이브러리는 CMS 플랫폼을 구축하지 않고도 효율적으로 콘텐츠를 관리하고 재활용할 수 있습니다.

콘텐츠 라이브러리 구현 방법

1. 공유 폴더 시스템 활용

• 클라우드 스토리지 서비스(예: Google Drive, Dropbox, OneDrive 등)를 이용하여 공유 폴더에 콘텐츠 라이브러리를 구성할 수 있습니다. 이를 통해 팀원들이 동일한 콘텐츠를 확인하고 필요 시 문서를 재활용할 수 있도록 하며, 문서 버전 관리도 비교적 간편하게 할 수 있습니다.

2. 스프레드시트 기반 콘텐츠 관리

• Excel이나 Google Sheets와 같은 스프레드시트를 활용하여 표준 문장을 항목별로 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 설명서에 자주 사용하는 문구를 표준화하여 스프레드시트에 정리하고, 필요한 항목에서 찾아서 복사해 사용할 수 있습니다.
• 스프레드시트에 ‘문구 ID’, ‘카테고리’, ‘설명’, ‘표준 문장’, ‘번역된 문장’ 등의 열을 두어 체계적으로 관리하면, 팀원들이 쉽게 검색하고 활용할 수 있습니다.

3. 문서 템플릿 사용

• Word, PowerPoint와 같은 문서 프로그램을 통해 자주 사용되는 설명이나 표준화된 표현을 템플릿 형태로 저장하고 공유할 수 있습니다. 이를 통해 다른 파생 버전의 문서를 작성할 때 템플릿을 불러와 빠르게 수정하여 사용할 수 있습니다.

4. 용어집 및 스타일 가이드 파일화

• 표준화된 표현과 용어를 별도의 용어집 파일(예: PDF 또는 Excel 파일)로 만들어 팀원들에게 배포할 수 있습니다. 이를 통해 CMS 없이도 용어의 일관성을 유지하고, 사용설명서 작성 시 동일한 용어를 활용하도록 지원할 수 있습니다.

5. 온라인 협업 툴

• Notion, Confluence와 같은 협업 툴을 통해 콘텐츠 라이브러리를 구축할 수 있습니다. 이러한 툴들은 CMS만큼 강력한 기능을 제공하지는 않지만, 콘텐츠 관리, 버전 기록, 검색 기능 등을 통해 표준화된 콘텐츠를 팀원들과 쉽게 공유하고 재활용할 수 있도록 합니다.

콘텐츠 라이브러리 구축 순서

1. 콘텐츠 구조 설계

• 먼저 콘텐츠를 체계적으로 분류할 수 있는 구조를 설계해야 합니다. 재활용 대상이 될 각 콘텐츠의 목적, 카테고리, 대상 등을 기준으로 분류하고, 이를 반영한 폴더 구조를 만들어야 합니다.
• 예를 들어, ‘제품명 > 기능 설명 > 설치 가이드 > 유지보수 가이드’와 같은 단계별 폴더 구성을 할 수 있습니다.

2. 표준 문구 및 모듈 정의

• 매뉴얼이나 설명서에 자주 사용되는 표준 문구나 표현을 문서로 정리합니다. 자주 사용되는 문장을 하나의 파일에 표로 정리하거나, 파트별로 구분하여 쉽게 참조할 수 있도록 합니다.
• 특히, 안전 경고 문구, 설치 안내, 유지보수 지침과 같이 반복 사용되는 섹션을 콘텐츠 모듈로 분리해 저장합니다. 이를 통해 매뉴얼 작성 시 모듈을 복사해 재활용할 수 있습니다.

3. 중앙화된 용어집 및 스타일 가이드 작성

• 일관된 표현을 위해 용어집과 스타일 가이드를 구축합니다. 이를 통해 동일한 용어나 표현을 반복적으로 사용할 수 있으며, 품질과 일관성을 유지할 수 있습니다.
• 이 용어집과 스타일 가이드는 모든 팀원이 쉽게 접근할 수 있도록 공유 폴더에 보관하거나 클라우드 기반 스프레드시트로 관리합니다.

4. 콘텐츠 관리 및 재사용 기준 설정

• 콘텐츠를 재활용할 수 있도록 문서나 섹션별 ID를 부여하여, 필요한 항목을 쉽게 찾고 재활용할 수 있게 합니다.
• 예를 들어, 각 콘텐츠 모듈에 고유한 코드나 이름을 부여하고, 필요할 때 해당 코드로 검색하여 찾을 수 있도록 합니다. 이를 통해 팀원들이 일관된 명칭과 표준 문구를 쉽게 참조할 수 있습니다.

5. 검색 기능 강화 및 공유 폴더 구축

• 공유 폴더에 체계적인 파일 네이밍 규칙을 적용하여, 팀원들이 필요한 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 예를 들어, 파일명에 제품명, 버전, 모듈명을 포함해 검색이 용이하도록 합니다.
• 클라우드 기반의 공유 폴더(Google Drive, Dropbox, OneDrive 등)를 이용하여 모든 팀원이 실시간으로 콘텐츠를 확인하고, 재사용할 수 있도록 구성합니다.

6. 버전 관리 및 기록 문서 작성

• 각 콘텐츠 모듈의 수정 이력과 버전 관리를 위한 기록 문서를 만듭니다. 이를 통해 과거 버전과의 변경 사항을 확인할 수 있고, 필요한 경우 이전 버전으로 복구할 수 있습니다.
• 기록 문서에는 변경 일자, 변경 내용, 작성자 등을 포함하여 명확한 기록을 유지합니다.

7. 콘텐츠 라이브러리 정기 리뷰 및 업데이트

• 정기적으로 콘텐츠 라이브러리를 검토하여 불필요한 항목을 제거하거나 수정하고, 최신 정보로 업데이트합니다.
• 새로 추가된 모듈이나 삭제된 콘텐츠를 반영하여, 라이브러리의 최신성을 유지합니다.

한샘글로벌과 콘텐츠 라이브러리

한샘글로벌은 국내 빅 메이커의 설명서의 콘텐츠 재활용을 위해 콘텐츠 라이브러리를 구축하여 작업하고 있습니다.

100 페이지 미만의 매뉴얼이 지속적으로 제작되는 환경, 다양한 제품 종류, 다양한 종류의 파생 제작 문서, 무엇보다도 다양한 시장 변화에 맞춘 능동적인 UI/UX 구현을 필요로 한 제조사 관점에서 콘텐츠 재활용이라는 목적 달성, 다국어 번역 비용의 절감이라는 장점과 더불어 자유로운 레이아웃, 실시간 변경 가능한 UI/UX의 잇점을 모두 누릴 수 있어서 글로벌 시장 환경에 경쟁력있게 대응할 수 있기 때문입니다.

한샘글로벌이 구축한 콘텐츠 라이브러리 솔루션은 콘텐츠 제작 실무진과 고객사가 실시간으로 표준 콘텐츠 정보를 공유할 수 있으며 매주 정해진 날에 각 작업 중 발생한 신규 문장, 변수 문장 및 삭제된 문장을 공유하여 시스템 업데이트를 실시합니다. 각 문장의 변경 이력, 변경 사유, 요청자 등을 등록하여 작성자들이 문장 변화를 인지하고, 해당 문장을 재활용할 때 참고할 수 있도록 되어 있습니다.

효과적인 방법으로 콘텐츠 재활용을 원하신다면 수년간의 축적된 경험과 글로벌 트랜드에 대한 인사이트를 가지고 있는 한샘글로벌에 문의해 주십시오.