사용설명서는 제품의 올바른 사용을 지원하고, 안전성과 신뢰성을 보장하며, 사용자 경험을 향상시키는 핵심 도구입니다. 이러한 역할이 제대로 수행되고 있는지 확인하기 위해서는 품질 평가가 필수적입니다. 특히 해외로 판매되는 제품의 경우, 국제 규정과 법규를 준수하는지도 중요한 평가 요소입니다.

정확하고 명확한 정보를 담은 매뉴얼은 사용자 오류와 사고를 예방하며, 국가별 규제와 법적 요구사항을 충족시켜 제품 판매를 원활하게 하고 법적 문제를 방지할 수 있습니다. 따라서 품질 평가 과정은 기업의 제품 경쟁력을 강화하는 데 있어 필수적인 단계라 할 수 있습니다.

이 기사에서는 사용설명서를 평가하는 대표적인 기준과 효과적인 방법론에 대해 살펴보겠습니다.

1. 정보의 정확성

정보의 정확성은 사용설명서가 제품의 실제 사양, 기능, 사용 절차와 완벽히 일치하며, 오해를 유발하지 않는지를 평가합니다. 잘못된 정보는 사용자 오류, 안전 사고, 또는 제품 손상을 초래할 수 있으며, 이는 기업 신뢰도 저하와 법적 문제로 이어질 수 있습니다. 특히 번역된 매뉴얼에서는 현지화 요소(단위, 날짜 형식, 전압 등)와 문화적 적합성까지 고려하여 정보가 정확한지 확인해야 합니다.

어떻게 평가하는가?
제품을 실제로 사용하며 매뉴얼의 설명과 절차가 일치하는지 대조합니다. 번역된 경우, 현지 표준(예: 날짜, 온도, 전압)이 반영되었는지와 문화적 적합성(아이콘, 색상, 심볼 사용)을 검토합니다. 테스트 사용자를 대상으로 매뉴얼을 사용한 후 피드백을 수집하고, 사용 과정에서 오류가 발생하지 않는지 확인합니다.

2. 구조와 구성

사용설명서의 정보가 논리적으로 체계화되어 있고, 각 섹션(예: 안전 지침, 설치 방법 등)이 명확히 구분되었는지를 평가합니다. 적절한 구조는 사용자가 필요한 정보를 쉽게 찾고 이해할 수 있도록 도와 제품 사용 경험을 향상시킵니다. 특히 정보의 배열이 사용자의 사고 흐름에 맞게 조직되어 있는지도 확인해야 합니다. 이와 관련된 자세한 내용은 한샘글로벌 블로그의 ‘사용 정보의 분류와 배치’와 ‘사용설명서의 Information Architecture (IA)’ 기사에서 확인할 수 있습니다.

어떻게 평가하는가?
구조와 구성을 평가하기 위해서는 먼저 각 섹션이 명확히 나뉘어 있고 논리적으로 연결되어 있는지 전문가가 매뉴얼 전체를 검토합니다. 사용자가 특정 정보를 매뉴얼에서 빠르게 찾을 수 있는지 테스트하기 위해 목차와 색인의 구성과 유용성을 점검합니다. 또한, 정보가 초보자부터 전문가까지 모두에게 적합하도록 단계적으로 배열되었는지 확인하며, 이 과정에서 사용자 피드백을 적극 반영합니다. 이를 통해 매뉴얼이 실제 사용자의 관점에서 적합한 구조를 갖추고 있는지를 평가할 수 있습니다.

3. 가독성

가독성은 사용설명서의 텍스트가 사용자가 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 작성되었는지를 평가합니다. 가독성이 낮으면 사용자가 제품 사용에 혼란을 겪거나 오류를 발생시킬 가능성이 높아집니다. 문장의 길이, 단어 선택, 문법, 그리고 텍스트와 시각적 요소의 조화가 가독성을 결정하는 주요 요소입니다. 기술 문서의 텍스트 가독성을 향상시킬 수 있는 사용 정보 품질 향상 7가지 원칙에 대한 한샘글로벌의 블로그 기사를 참고해 주세요.

어떻게 평가하는가?
문장의 길이(약 15단어 이내), 문법, 철자 오류를 점검하고 복잡한 기술 용어 사용 빈도를 평가합니다. 글꼴 크기, 제목 스타일, 강조 표시가 적절히 사용되었는지 확인하며, 이미지와 텍스트가 조화롭게 배치되어 있는지도 평가합니다. 제품 실 사용자를 대상으로 텍스트가 명확히 이해되는지 검증하고, 필요한 경우 사용자 피드백을 수집하여 개선점을 도출합니다.

4. 시각적 요소

시각적 요소는 사용설명서의 텍스트를 보완하여 정보를 전달하는 이미지, 아이콘, 다이어그램 등의 자료를 포함합니다. 이러한 요소는 복잡한 정보를 더 쉽게 이해할 수 있도록 돕고, 중요한 내용을 강조하며, 사용자 행동을 유도하는 역할을 합니다. 시각적 자료가 일관되지 않거나 부적절하면 정보 전달력이 저하될 수 있습니다. 한샘글로벌의 테크니컬 일러스트의 역할과 중요성, 시각적 보조장치(Visual Aids) 활용, 그리고 문서 디자인에 대한 블로그 기사가 참고될 수 있습니다.

어떻게 평가하는가?
아이콘과 그래픽이 직관적이고 일관되게 사용되었는지, 해상도가 적절한지 확인합니다. 이미지와 텍스트의 연계성이 유지되고, 관련 정보 옆에 시각 자료가 배치되어 있는지 평가합니다. 과도한 시각 자료 사용으로 혼란을 주거나, 필요 이상으로 복잡한 디자인이 정보를 방해하지 않는지도 점검합니다.

5. 언어의 일관성

언어의 일관성은 사용설명서에서 용어, 표현, 문체, 어조가 일관되게 사용되었는지를 평가합니다. 일관성이 없을 경우 사용자가 혼란을 겪을 수 있으며, 사용설명서의 신뢰도가 저하될 위험이 있습니다. 번역된 문서에서는 용어와 문체의 일관성이 특히 중요하며, 이는 번역 오류와 의미 왜곡을 방지합니다.

어떻게 평가하는가?
기업의 용어집과 사용설명서 용어를 비교해 일치 여부를 확인합니다. 스타일 가이드를 기준으로 문체와 어조가 일관되게 적용되었는지 검토합니다. 대상 사용자층이 일반적으로 접하는 보편적인 용어나 표현이 사용되었는지 확인하고 동일한 의미를 가진 단어와 문구가 문서 전반에서 일관되게 사용되었는지 확인합니다.

6. 안전 정보

사용자가 제품을 안전하게 사용하고 위험을 방지하기 위해 제공되는 경고, 주의사항, 금지사항 등의 내용을 말합니다. 이를 평가해야 하는 이유는, 적절한 안전 정보가 없거나 불명확하면 사용자가 부상을 입거나 사고가 발생할 가능성이 높아지고, 이는 법적 책임 및 기업의 신뢰도 저하로 이어질 수 있기 때문입니다. 안전 정보는 사용자 보호와 규제 준수를 위한 필수 요소입니다. 매뉴얼에 필요한 사용자 안전 표시에 대한 한샘글로벌의 블로그 기사를 참고하세요.

어떻게 평가하는가?
ISO 82079-1과 ANSI Z535 표준에 따라 경고 수준(Danger, Warning, Caution)이 적절히 구분되었는지 점검합니다. 안전 정보가 관련 작업의 시작 부분에 배치되어 있는지, 시각적으로 강조되었는지 확인합니다. 사용자 테스트를 통해 안전 정보가 명확히 이해되고 효과적으로 행동을 유도하는지 평가합니다.

7. 사용자 중심성

사용자 중심성은 매뉴얼이 대상 사용자의 수준(초보자, 전문가 등)에 맞게 작성되었는지를 평가합니다. 사용자가 필요한 정보를 쉽게 이해하고 실행할 수 있도록 작성되었는지 확인하며, 사용자 경험을 향상시키는 핵심 요소입니다.

어떻게 평가하는가?
한 문서의 대상 사용자는 하나입니다. 대상 사용자의 기술 수준과 프로필을 기반으로 매뉴얼이 적합한지 검토합니다. 정보의 구성과 흐름이 사용자 행동과 일치하는지 확인하며, 목차와 색인, 검색 가능한 키워드의 적절성을 평가합니다. 시각적 자료가 대상 사용자에게 적합하게 작성되었는지도 확인합니다.

8. 법적 및 규제 준수

법적 및 규제 준수는 사용설명서가 제품 판매 국가와 지역의 법적 요구사항(CE, FCC 등)을 충족하며, 필수적인 법적 고지와 안전 지침을 포함하고 있는지를 평가합니다. 이를 통해 제품 판매 제한, 법적 책임, 벌금 등의 위험을 방지할 수 있습니다.

어떻게 평가하는가?
제품이 속한 산업별로 규정이 다릅니다. 제품이 속한 산업(전자, 의료기기, 자동차 등)의 관련 법규와 표준을 확인합니다. 또한 제품이 판매되는 국가 및 지역의 규정을 충족하는지 검토합니다.

매뉴얼에 필요한 인증 마크 및 규제 정보가 기재되어 있는지 확인하고 제품 사용이 제한되는 환경(예: 고온, 습도, 특정 국가/지역) 또는 사용 금지 조건에 대해 명확히 명시되어 있는지 확인합니다.

품질 평가에 대한 국제 기준

위에서 언급한 평가 항목들은 국제적으로 통용되는 기준에 근거하고 있으며, 주로 국제 표준이나 지역 표준에 기반합니다. 사용자 설명서의 품질 평가에서 자주 참조되는 주요 문서는 다음과 같습니다.

IEC 82079-1: Preparation of information for use (instructions for use) of products

제품 사용 정보를 작성할 때 따라야 할 원칙과 일반 요구사항을 규정한 국제 표준입니다. 사용자 중심 설계, 정보의 명확성, 안전성, 일관성을 강조하며, 설명서 작성 절차와 품질 보증 프로세스에 대한 가이드를 제공합니다.

ANSI Z535.6: Product Safety Information in Product Manuals, Instructions, and Other Collateral Materials

북미 표준으로, 안전 정보와 경고를 사용자 설명서에 표시하는 방법을 구체적으로 설명합니다. 경고 문구의 분류, 배치, 형식, 그리고 이미지 사용에 대한 세부 지침이 포함되어 있습니다.

ISO/IEC Guide 37: Instructions for use of products by consumers

소비자 제품 사용 설명서 작성 시 준수해야 할 원칙과 권장 사항을 담고 있습니다. 간결한 언어 사용, 안전 정보 강조, 그리고 시각 자료 활용 등 소비자 중심 설계에 중점을 둡니다.

ISO 9001: Quality Management Systems — Requirements

문서화 과정에서 품질 관리를 보장하기 위한 국제 표준입니다. 설명서를 포함한 문서 작성과 유지 관리가 품질 관리 시스템의 일환으로 활용되며, 지속적인 품질 개선을 지원합니다.

EU Machinery Directive (Regulation EU 2023/1230)

유럽 연합 내에서 판매되는 기계류에 대한 사용자 설명서 작성 시 적용되는 지침으로, 안전 지침과 설치 및 유지보수 정보 제공을 의무화합니다.

한샘글로벌과 사용설명서 품질 평가

한샘글로벌은 사용설명서 제작과 현지화 분야의 선두주자로, 글로벌 고객의 다양한 요구를 충족시키기 위해 체계적이고 전문적인 서비스를 제공합니다. 국제 표준(예: IEC 82079-1)을 기반으로 사용자 설명서를 작성하고 평가하며, 다음과 같은 강점을 보유하고 있습니다:

다양한 산업 경험: IT, 제조, 자동차, 반도체 장비 등 첨단 산업 분야에서의 풍부한 경험으로 제품의 복잡성과 시장 요구를 깊이 이해합니다.

글로벌 다국어 번역: ISO 17100 인증 프로세스를 통해, 지역과 언어에 상관없이 사용자가 쉽게 이해할 수 있는 번역과 현지화를 제공합니다.

최신 기술 활용: AI 기반 번역 엔진, 용어 관리 시스템, 자동 품질 점검 도구 등 첨단 기술을 활용해 품질을 지속적으로 개선합니다.

전문가 협업과 플랫폼: 매뉴얼 제작자, 번역 전문가, 그리팩 디자이너가 협력해 명확하고 구조적인 문서를 제작하며, 실시간 프로젝트 진행 확인과 피드백이 가능한 협업 플랫폼을 운영합니다.

글로벌 프로젝트 수행 역량: 글로벌 제조업체와의 협력을 통해 대규모 프로젝트를 유연하고 체계적으로 수행합니다.

한샘글로벌은 사용설명서를 단순한 문서가 아니라 사용자와 제품을 연결하는 핵심 도구로 인식합니다. 고객의 성공이 곧 우리의 성공이라는 신념 아래, 제품의 안전성과 사용성을 보장하는 고품질 사용자 설명서를 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다.