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사용설명서 제작 방식의 차이: 신규 기획 vs. 표준 매뉴얼 파생 제작

사용설명서를 제작할 때, 신규 기획부터 개발하는 경우와 기존 매뉴얼을 활용하여 파생 제작하는 경우가 있습니다. 두 방식은 내용 구성과 제작 방식에서 차이가 있으며, 목적과 작업 과정 또한 다릅니다. 이 글에서는 신규 매뉴얼 개발과 파생 제작의 차이점을 살펴보고, 각각의 작업 방식과 고려해야 할 요소를 정리해 보겠습니다.

콘텐츠 작성의 범위

신규 매뉴얼 개발
다음과 같은 경우, 신규 매뉴얼로 개발되어야 합니다.

  • 신제품이 출시되어 처음으로 사용설명서를 제작해야 하는 경우
  • 기존 매뉴얼을 전면 개편하여 사용성과 효율성을 높이려는 경우
  • CMS(콘텐츠 관리 시스템) 도입 등으로 기존 제작 방식이 변경된 경우

이 과정은 단순한 문서 작성이 아니라 사용 정보의 기획과 구조화부터 시작해야 합니다.

  • 사용 정보 수집과 정의: 제품의 기능, 사용법, 안전 정보를 제로베이스에서 정리해야 하며, 이상적으로는 제품 개발 단계에서부터 문서 기획이 병행됩니다.
  • 콘텐츠 구조 설계: 사용자가 필요한 정보를 쉽게 찾고 사용할 수 있도록 정보의 배치와 구조화를 처음부터 설계해야 합니다. 매뉴얼의 전체적인 흐름과 목차, 구성 방식이 결정됩니다.
  • 스타일 및 표현 기준 확립: 용어, 문체, 시각적 요소 등에 대한 기준을 새롭게 설정하고, 일관된 스타일 가이드와 템플릿을 구축해야 합니다.
  • 문서 디자인 설계: 레이아웃과 컬러체계, 타이포그래피를 설계하여 가독성을 높입니다.
  • 사용자 접근성 반영: 정보에 대한 사용자의 접근 방식과 사용 환경을 고려하여 매체(인쇄, PDF, 웹, 앱 등)를 결정합니다. 필요하다면 장애인을 위한 접근성 설계도 병행되어야 합니다.
  • 현지화 고려: 여러 언어로 제공되는 경우, 표준 소스 콘텐츠를 글로벌 전개에 적합한 방식으로 제작합니다. 번역 품질 관리를 고려할 때, 소스 언어를 영어로 제작하는 것이 유리합니다. 현지화를 고려한 간결하고 직접적인 언어 스타일을 유지하고 용어 관리를 기획하여 제품과 문서 간의 UI 일치를 쉽게 점검할 수 있게 합니다. 글로벌 시장 전개를 위한 사용설명서 제작편을 참고해 주세요.

매뉴얼 파생 제작
기존 매뉴얼을 활용하여 수정 및 보완하는 방식입니다. 주로 동일한 플랫폼을 공유하는 제품(예: 스마트폰 시리즈, 가전제품 라인업)의 매뉴얼 제작 시 적용됩니다.

  • 기존 문서 활용: 기존 매뉴얼의 구조, 문서 디자인, 주요 콘텐츠는 유지합니다. 변경된 기능과 사양만 추가 또는 수정합니다.
  • 콘텐츠 작성: 기존 모델과 비교하여 차이가 있는 기능만 반영합니다. 동일한 기능은 기존 콘텐츠를 그대로 활용해야 합니다. 불필요한 표현 차이를 줄이면, 번역 데이터 재활용이 용이하고 비용 절감이 가능합니다.
  • 스타일 유지: 용어, 문체, 시각적 요소 등에 대한 기준은 이미 수립되어 있는 스타일 가이드에 맞추어 적용해야 합니다.
  • 버전 관리: 기존 콘텐츠를 기반으로 업데이트가 이루어지기 때문에, 변경 이력 관리를 통해 일관성을 유지하는 것이 중요합니다.

제작 방식의 차이

신규 매뉴얼 개발
사용 정보의 기획과 구조화부터 시작해야 하므로 경험과 지식을 갖춘 테크니컬 라이터가 필요합니다.

매뉴얼 파생 제작
파생 제작은 기존 매뉴얼을 활용하므로 신규로 기획, 개발하는 여러 과정이 생략되므로 제작 시간과 비용이 절감됩니다. 그러나 파생 제작을 진행하는 경우는 기존 스타일과 콘텐츠를 최대한 유지하면서 신제품의 차이를 정교하게 반영해야 하므로, 빠른 분석과 수정 작업이 요구됩니다.

  • 정보 수집: 제품 개발팀, UI/UX팀, 엔지니어와 협업하여 기존 모델과 비교하여 기능적으로 차이나는 부분에 대해서 정보를 수집하고 이를 사용 토픽으로 정리합니다. 일반 소비자 대상 제품이라면 실제 제품이나 소프트웨어를 입수하여 조작하면서 기존 모델과의 차이점을 확인합니다.
  • 정보 배치: 수정되어야 하는 사용 정보는 표준 매뉴얼에서 기획한 구조화의 원칙에 맞추어 배치합니다.
  • 콘텐츠 재사용 극대화: 기존 매뉴얼에서 재사용 가능한 부분을 최대한 유지하고, 변경된 기능과 주의 사항만 반영하여 업데이트합니다. 용어와 표현 스타일은 모두 기존 표준 매뉴얼의 가이드에 준하여 제작합니다.
  • 버전 관리 및 변경 추적: 변경 이력을 관리하여 여러 모델 간 차이를 명확히 구분합니다.
  • 시각적 보조 장치 수정: 변경된 제품 모습이나 인터페이스를 반영하여 테크니컬 일러스트, 삽화, 그래픽을 새로 작업합니다. 이미 수립되어 있는 가이드의 지침에 맞추어 작업해야 합니다.
  • 퍼블리싱: 결정된 매체 형식에 맞추어 DTP 작업 및 퍼블리싱합니다.
  • 다국어 번역 및 로컬라이제이션 최적화: 기존 번역 메모리(TM)를 활용하여 일관된 번역을 유지하고, 추가 번역 비용을 최소화합니다.

한샘글로벌의 경쟁력, 매뉴얼 제작 서비스

한샘글로벌은 한국 최초의 테크니컬 라이팅 서비스 기업으로, 30년 이상 글로벌 제조업체와 협력하여 다양한 종류의 매뉴얼을 신규로, 또는 파생 제작으로 작업하면서 매뉴얼 제작에 특화된 전문 인력과 프로세스를 갖추고 있습니다. 글로벌 시장 전개를 위한 매뉴얼 제작을 고려한다면 한샘글로벌의 매뉴얼 개발 서비스를 활용해 주세요. 국제 표준, 다국어 현지화까지 경험과 지식을 갖추고 세계 어디서나 사용자가 이해할 수 있는 매뉴얼을 제작할 수 있습니다.