기술 문서 제작 환경의 변화

오늘날 매뉴얼은 단순한 사용 안내서가 아닙니다. 제품에 대한 이해를 돕는 동시에, 안전성과 법적 책임 대응, 그리고 브랜드 신뢰에까지 영향을 미치는 핵심 문서로 자리 잡고 있습니다. 최근에는 환경규제, 접근성, ESG 같은 새로운 글로벌 기준들이 매뉴얼 제작에도 본격적으로 적용되기 시작하면서, 전통적인 기술 문서 개발자들에게는 낯설고도 중요한 변화가 되고 있습니다.

이 글에서는 이러한 변화가 매뉴얼 제작에 어떤 영향을 미치고 있으며, 실무에서는 어떤 기준과 전략으로 대응해야 하는지를 설명합니다.

1. 환경규제와 디지털 전환 – 종이에서 전자 문서로

환경 보호와 탄소 배출 감축을 위한 기업의 노력은 문서 관리 방식에도 영향을 미치고 있습니다. 종이 매뉴얼은 제작, 유통, 보관 과정에서 자원을 소모하기 때문에, 많은 글로벌 기업들은 전자 매뉴얼로의 전환을 추진하고 있습니다.

전자 매뉴얼은 ESG 정책 준수와 직결되며, 다음과 같은 실무 전략이 필요합니다:

• 종이 매뉴얼은 PDF로 유지하되, 고객용 또는 인증 제출용으로만 제한하고 나머지는 HTML 기반 매뉴얼로 전환
• 버전 관리와 멀티 언어 배포가 용이한 콘텐츠 관리 체계 도입
• 웹 접근성, 검색성, 링크 탐색이 가능한 구조 설계

전자 매뉴얼은 단순한 형식의 변화가 아닌, 지속가능성과 업무 효율성을 모두 향상시키는 수단입니다.

2. 전자 문서 접근성 – WCAG 기반 실무 적용 가이드

모든 사용자가 정보를 동등하게 활용할 수 있도록 하는 ‘접근성(accessibility)’은 문서 제작 시 반드시 고려해야 할 요소입니다. 미국의 ADA(장애인법), 유럽의 EN 301 549, 그리고 국제 웹 콘텐츠 접근성 가이드라인인 WCAG(Web Content Accessibility Guidelines)는 이러한 기준을 제공합니다.

실무 적용 항목:

• 스크린 리더 호환성 확보: HTML 문서의 각 영역에 ARIA 태그 추가
• alt text 제공: 설명 이미지, 아이콘 등에 대체 텍스트 삽입
• 색상 대비 기준 충족: 텍스트와 배경 색상은 WCAG 2.1 기준 4.5:1 이상 유지
• 문장 구조와 제목 계층 명확화: 제목에는 H1~H3 계층을 사용하고, 단락 구조는 시각적으로도 구분되도록 구성

이러한 접근성 기준은 HTML 매뉴얼, 웹 설명서, PDF, eBook 등 다양한 포맷에 적용 가능하며, 시장 진입 시 필수 조건으로 작용합니다.

3. ESG와 문서 정책 – 지속가능한 문서 전략을 위한 관점 전환

문서는 이제 ESG 가치 실현의 도구로 인식되고 있습니다. 잘 구성된 매뉴얼은 단순히 기술 정보를 전달하는 것을 넘어서, 사회적 책임과 환경 고려를 반영한 문서로 평가받고 있습니다.

ESG 관점에서 고려할 항목:

• 환경 (E): 매뉴얼을 종이에서 디지털로 전환하고, 반복 작성 없이 재사용 가능한 콘텐츠를 설계함으로써 자원 낭비를 줄이는 것이 핵심입니다. 이는 탄소 배출 저감, 인쇄 비용 절감, 지속가능한 정보 관리 전략과 연결됩니다.
• 사회 (S): 고령자, 장애인, 다양한 언어 사용자까지 모두 고려된 매뉴얼은 정보의 접근성을 높입니다. 접근성 기준(WCAG 등)을 반영한 포용적 설계는 사회적 책임을 실현하는 방법이 됩니다.
• 거버넌스 (G): 매뉴얼이 언제나 최신 상태로 유지되고, 어떤 변경이 있었는지 투명하게 기록·관리되는 구조를 의미합니다. 이 체계가 갖춰져야 매뉴얼의 신뢰성과 법적 대응력이 확보됩니다.

특히 글로벌 기업의 입찰 제안 요청서(RFP)에는 기술 문서 제공 방식, 접근성 고려 여부, 디지털 콘텐츠 활용 여부가 간접적으로 포함되기도 하며, 이는 공급사 선정에 영향을 미칠 수 있습니다.

실무자를 위한 체크리스트 – 매뉴얼 제작에 ESG·접근성·환경 규제를 반영하는 5단계

1. 문서 전환 여부 결정: 어떤 콘텐츠를 종이로 유지하고, 어떤 부분을 디지털로 전환할 것인가?
   참고 기준/가이드:
   • ISO 14001 (환경경영시스템) – 종이 사용 절감 전략 포함
   • 고객사 요구 또는 제품 수출 대상국의 디지털 문서 요건
   • 내부 콘텐츠 전략 또는 콘텐츠 재사용 전략 (CCMS 등 도입 여부)
2. 접근성 기준 적용: WCAG, EN 301 549 기준 중 어떤 항목이 우리 제품 설명서에 적용 가능한가?
   참고 기준/가이드:
   • WCAG 2.1: 웹 기반 전자매뉴얼, HTML 콘텐츠의 접근성 기준
   • EN 301 549: 유럽 공공기관 납품용 매뉴얼 접근성 요구사항
   • ADA(미국 장애인법): 북미시장용 매뉴얼에 대한 접근성 법적 요구
3. ESG 대응 문서 관리 체계 정비: 문서 버전 관리, 번역 이력, 검토 기록 등을 어떻게 체계화할 것인가?
   참고 기준/가이드:
   • ISO 9001: 문서화된 정보의 통제 절차(버전, 승인 이력 등 포함)
   • ISO 17100: 번역 품질 관리를 위한 문서 이력 관리 기준
   • ESG 평가 체크리스트(RBA, DJSI 등): 공급망 문서 관리 항목 포함 여부 확인
4. 디자인 요소 점검: 글자 크기, 색상 대비, 도해 설명 등의 시각 요소가 표준을 만족하는가?
   참고 기준/가이드:
   • IEC 82079-1: 정보 명확성, 구조화, 시각적 보조자료 활용 기준
   • ISO 9241-171: 접근 가능한 사용자 인터페이스 설계를 위한 시각적 요소 가이드
   • WCAG 2.1: 색상 대비(4.5:1 이상), 폰트 크기, 가독성 기준
5. 조직 내부 교육과 가이드라인 배포: 작성자, 디자이너, 검토자가 공통 기준을 갖고 작업할 수 있도록 문서화된 지침 마련
   참고 기준/가이드:
   • IEC 82079-1 부속서 A: 정보 작성자에 대한 교육 및 지식 요구
   • 사내 문서 작성 표준(Style Guide), 용어집(Glossary), 번역 지침
   • ESG 경영방침 내 문서 표준화 또는 접근성 의무 반영 여부

매뉴얼 제작자의 역할 변화

매뉴얼 제작자는 이제 단순한 기술 전달자가 아닌, 기업의 ESG 전략과 규제 대응을 실현하는 중요한 연결자로서의 역할을 수행해야 합니다. 환경 친화적이고, 접근 가능하며, 규정에 부합하는 문서를 제작하는 것은 브랜드의 신뢰를 높이고, 글로벌 시장에서의 지속가능한 성장을 위한 필수 조건입니다. 앞으로의 매뉴얼 제작은 “디지털 전환 + 규제 대응 + 사용자 중심 접근성 확보”라는 세 가지 방향을 중심으로 기획되고 실행되어야 합니다.