사용설명서의 Information Architecture (IA), 정보 구조화는 사용자가 필요한 정보를 쉽고 빠르게 찾고 이해할 수 있도록 설계하는 데 목적이 있습니다. 즉, 정보의 접근성과 탐색 편의성을 극대화하는 것이 IA의 핵심 목표입니다. 구체적으로 살펴볼까요?
사용설명서 IA의 목적
- 사용자 편의성 증대
정보를 체계적으로 구성하면 사용자가 특정 상황에서 필요로 하는 정보를 쉽게 찾을 수 있게 됩니다. 불필요한 정보 검색 시간을 줄이고, 정확한 정보에 즉시 접근할 수 있게 되는 것이지요. - 정보의 명확한 전달
사용설명서 내의 정보를 구조화하면 사용자는 복잡한 내용도 쉽게 이해할 수 있게 됩니다. 사용자가 예측 가능한 정보의 흐름과 배치를 통해 사용자에게 단계별로 필요한 정보를 제공하니까요. - 제품 사용의 안전성 보장
제품을 안전하게 사용하는 데 필수적인 정보(예: 안전 경고)라든지 제조사가 사용자에게 반드시 전달하고 싶은 주요한 메시지는 의도적으로 사용자의 눈 띄는 위치에 배치하는 방식으로 사용자의 안전을 보장하고 제조사의 메시지를 효과적으로 전달할 수 있습니다. - 효율적인 문제 해결
사용법을 참고하지 않는 많은 사용자들이 매뉴얼을 가장 필요로 하는 순간이 기기에 문제가 생겼을 때 입니다. 잘 만들어진 IA를 가진 설명서라면 제품이 오작동하거나 문제를 일으킬 때, 문제 해결 섹션을 쉽게 찾고 이해할 수 있도록 하여 사용자가 신속한 대응을 가능하게 합니다. - 사용자 경험 향상
정보가 잘 정리되고 탐색이 용이한 사용설명서는 사용자의 경험을 향상시키며, 이는 제품의 전반적인 만족도에도 크게 기여합니다.
사용설명서의 IA를 위한 핵심 요소
그렇다면 사용설명서의 IA를 체계적으로 구조화하려면 어떻게 작업하면 될까요?
- 카테고리화 (Categorization)
정보를 논리적으로 그룹화하여 사용자가 원하는 내용을 쉽게 찾을 수 있도록 만듭니다. 가장 많이 활용하는 방법을 볼까요?- 주제별 분류: 예를 들어, 사용설명서는 설치 방법, 사용 방법, 유지보수, 문제 해결 등 주제별로 나누는 것이 일반적입니다.
- 사용자별 분류: 대상 사용자에 따라 정보를 분류할 수도 있습니다. 예를 들어, 초보자와 전문가용으로 구분하거나, 설치자, 수리 및 유지보수 담당자용으로 구분할 수 있습니다.
- 기능별 분류: 제품의 주요 기능을 중심으로 설명서의 구조를 잡아, 기능별로 구분하여 설명할 수 있습니다.
- 레이블링 (Labeling)
섹션, 챕터, 토픽에 명확하고 직관적인 헤딩과 서브타이틀을 제공하여 사용자가 해당 섹션이나 챕터, 토픽의 내용을 쉽게 이해하고 탐색할 수 있도록 만들어 줍니다.- 명확하고 직관적인 용어 사용: 기기 중심, 또는 기능이나 메뉴 이름을 헤딩으로 만들기 보다는 제품의 초보 사용자도 쉽게 인식할 수 있는 헤딩, 사용자 목적 중심의 헤딩을 사용하여 사용자에게 직관적으로 정보를 전달합니다. 한샘글로벌의 ‘사용설명서 제작 기술 5: 헤딩 스타일’ 편을 참고해 주세요.
- 일관된 명명 규칙: 각 섹션이나 토픽의 헤딩 스타일을 일관성있게 만듭니다. 명사형으로 만든 섹션 타이틀이라면 같은 방식으로 명사형으로, 동사형으로 만든 토픽 헤딩이라면 일관성있는 같은 스타일의 헤딩을 유지합니다.
- 내비게이션 설계 (Navigation Design)
목차, 인덱스, 탐색 경로를 제공하여 사용자가 설명서 내에서 쉽게 이동하고 필요한 정보를 찾을 수 있도록 구성합니다.- 목차 제공: 전체적인 문서의 구조를 한눈에 볼 수 있는 목차를 사용합니다. 긴 문서일 경우, 목차에 각 섹션이 있는 페이지 번호를 명확히 표시합니다.
- 하이퍼링크 및 인덱스: 전자 매뉴얼의 경우, 하이퍼링크를 사용해 관련 섹션으로 바로 이동할 수 있게 하며, 인쇄 매뉴얼의 경우 인덱스(색인)를 제공하여 원하는 항목을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.
- 탐색 경로(breadcrumb trail): 복잡한 제품 설명서에서는 “설치 > 네트워크 연결 > 무선 연결”과 같은 탐색 경로를 제공하여 사용자가 현재 위치를 쉽게 파악할 수 있도록 합니다. 디지털 매뉴얼이라면 화면 상단의 헤더나 사이드탭, 인쇄 매뉴얼에서는 페이지 상단의 헤더나 페이지 여백에 색상 막대, 아이콘, 혹은 작은 텍스트로 탐색 경로를 표시할 수 있습니다.
- 정보의 계층적 구조화 (Hierarchical Structure)
중요도에 따라 정보를 단계적으로 제공하여, 사용자가 먼저 필요한 핵심 정보를 얻고, 추가로 필요한 경우 더 세부적인 정보를 탐색할 수 있도록 구성합니다.- 핵심 정보 우선 제공: 가장 중요한 정보(예: 안전 정보, 필수 설치 단계 등)는 문서의 앞쪽에 배치하거나 강조해서 제공하고, 덜 중요한 정보(예: 부가 기능 설명 등)는 이후에 배치합니다.
- 정보 레이어 제공: 초보자와 숙련자 모두를 위한 레이어를 제공합니다. 예를 들어, 초보자는 기본적인 설치 방법만 필요할 수 있지만, 숙련자는 고급 설정 정보까지 필요할 수 있습니다.
- 정보 접근성 (Accessibility of Information)
다양한 사용자 그룹이 쉽게 설명서를 사용할 수 있도록 접근성을 보장해야 합니다.- 다양한 포맷 제공: 인쇄본 외에도 PDF, 웹페이지, 모바일 앱 등 다양한 형식으로 제공해, 사용자가 접근하기 쉽도록 합니다.
- 색상 대비 고려: 시각 장애인도 접근할 수 있도록 색상 대비를 충분히 높이며, 색상에 의존한 정보 제공을 피합니다.
- 검색 기능 추가: 전자 형식 설명서의 경우 검색 기능을 통해 사용자가 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있게 합니다.
- 표준 및 법규 준수: 웹 콘텐츠의 WCGA 2.X 접근성 관련 가이드라인과 미국 Section 508(미국 재활법 일부로 장애인을 위한 전자 정보 기술의 접근성 요구), 유럽 EN 301 549 (유럽 표준으로 ICT 제품 및 서비스에 대한 접근성 요구) 표준 등을 준수합니다.
기존 사용설명서의 IA 한 눈에 파악하기
사용설명서의 IA는 대상 사용설명서의 목차 구조를 파악하면 한눈에 구성을 확인할 수 있습니다. 잘 짜여지고 논리적으로 구조화된 IA를 가진 설명서라면 사용자가 필요한 정보를 쉽고 빠르게 찾고 이해할 수 있도록 되어 있습니다. 또한 다양한 사용자 그룹이 쉽게 접근할 수 있도록 설계되어 있습니다. 귀사의 사용설명서 IA는 잘 설계되어 있나요? 매뉴얼 평가의 첫번째 항목은 설명서의 구성, 구조, 즉 IA를 검토하는 것 입니다. 기존 매뉴얼의 IA 구조를 검토하고 싶다면 한샘글로벌에 문의해 주세요.