전자·기계 제품의 매뉴얼은 단순한 사용 안내를 넘어, 제품의 안전성과 법적 책임에 직접적인 영향을 미치는 핵심 문서입니다. 매뉴얼이 잘 작성되어 있다면 사용자는 제품을 정확히 이해하고 안전하게 사용할 수 있으며, 기업은 사고 예방, 고객 불만 감소, 규제 대응을 효과적으로 수행할 수 있습니다. 또한, 매뉴얼은 국제 인증 획득과 제품 수출 시 필수 조건이 되며, 미흡할 경우에는 법적 제재와 브랜드 신뢰도 하락으로 이어질 수 있습니다. 따라서 매뉴얼 품질 평가는 단순한 문법이나 표현 오류를 넘어, 리스크를 사전에 차단하고, 규제 요건을 충족하는지 여부를 명확히 검토해야 합니다.

이 글에서는 전자·기계 분야에서 매뉴얼을 평가할 때 특히 중요하게 고려해야 할 5가지 핵심 기준을 국제 표준과 법적 요구사항을 중심으로 소개합니다.

1. 제품 안전 정보의 적절성

매뉴얼에서 가장 중요한 항목 중 하나는 제품 사용 시 발생 가능한 위험을 명확히 전달하는 것입니다. 부적당한 위치에 배치되어 있거나 모호한 표현의 경고 메시지는 사고 발생 시 제조사의 책임으로 이어질 수 있습니다.

주요 기준:

• ANSI Z535.6, ISO 3864, EN ISO 12100 등 국제 표준은 위험 수준별 경고 등급(DANGER / WARNING / CAUTION / NOTICE)을 명확히 구분할 것을 요구합니다.
• 모든 경고 메시지는 신호어, 위험 설명, 결과, 회피 방법의 4요소를 포함해야 합니다. 예를 들어, “WARNING – Contact with hot surface may cause burns. Wear protective gloves.”처럼 ‘신호어(WARNING) + 위험 설명(고온 표면에 접촉) + 결과(화상의 위험) + 회피 방법(장갑 착용)’이 모두 포함되어야 합니다.
• 경고 메시지는 설치, 작동, 정비 등 사용자의 작업 단계가 시작되기 전에, 해당 위험과 관련된 경고가 작업 흐름에 맞춰 적절한 위치에 배치되어야 합니다.
• 경고 메시지는 단순히 추측이나 경험에 의존해서 작성해서는 안 되며, 제품 사용 중 실제로 발생할 수 있는 위험을 사전에 평가한 결과(Risk Assessment)를 바탕으로 작성되어야 합니다.
• 이를 위반할 경우, 제조물책임법(Product Liability Law)에 따라 민·형사상 책임이 발생할 수 있습니다.

2. 정보의 검색성

전자·기계 제품은 복잡한 기능을 동반하는 경우가 많기 때문에, 매뉴얼에서 정보를 얼마나 빠르고 정확하게 찾을 수 있는지는 사용성과 직결됩니다.

주요 기준:

• IEC 82079-1는 정보를 사용자의 작업 단위(Task-based)로 구성할 것을 권장합니다.
• 목차, 제목, 문단 구성은 실제 사용자의 작업 흐름과 일치해야 하며,
• 종이 매뉴얼이든 디지털 매뉴얼이든, 색인(Index), 하이퍼링크, 북마크, 검색 기능 등 정보 탐색 기능이 갖춰져야 합니다.

검색성이 낮은 매뉴얼은 사용자의 실수를 유발하고, 정보 접근성 불충분에 따른 법적 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.

3. 정보의 가독성

매뉴얼이 아무리 많은 정보를 담고 있어도 읽기 어렵다면 의미가 없습니다. 가독성은 매뉴얼을 통한 정확한 제품 사용, 불필요한 고객 지원 최소화, 안전사고 예방과 직결됩니다.
IEC 82079-1은 정보의 명확성(clarity), 일관성(consistency), 구조화(structure)를 매뉴얼 작성의 핵심 원칙으로 규정하고 있으며, ISO 9241-171은 글자 크기, 색상 대비, 시각적 흐름 등 디자인 기반 가독성 요소에 대한 지침을 제공합니다.

주요 기준:

• 간결한 문장, 능동형 표현, 일관된 용어 사용은 기본입니다.
• 도해, 아이콘, 표 등의 시각 자료를 적절히 활용해야 하며,
• 타이포그래피, 컬러 대비, 여백 정렬 등 시각적 디자인 요소도 정보 전달력을 결정짓습니다.

가독성이 떨어질 경우 사용자가 정보를 잘못 이해해 오용하거나 사고를 유발할 위험이 커집니다.

4. 정보의 완전성

매뉴얼은 단편적인 설명이 아닌, 제품 수명 주기 전체를 포괄해야 합니다. 불완전한 매뉴얼은 사용자 피해 발생 시 직접적인 법적 책임의 근거가 될 수 있으며, IEC 82079-1은 이를 위해 다음과 같은 정보 제공의 완전성을 요구합니다.

주요 기준:

• 제품의 의도된 사용(intended use)을 명확히 정의해야 합니다. 의도된 사용이란 제품이 본래 사용하도록 설계된 목적을 의미하며, 매뉴얼에는 이 목적이 구체적으로 명시되어야 사용자의 오해나 잘못된 사용을 방지할 수 있습니다.
• 설치, 작동, 정비, 폐기에 이르는 전체 과정을 빠짐없이 설명해야 합니다.
• 예상 가능한 오용(misuse)에 대한 경고나 주의사항도 포함해야 합니다.

실제 사례에서도 매뉴얼에 누락된 경고나 부정확한 설명으로 인해 기업이 손해배상 판결을 받은 경우가 있습니다.

5. 정보의 접근성

제품 정보는 누구나 접근할 수 있어야 합니다. 현대 매뉴얼은 단지 정보를 제공하는 것을 넘어, 모든 사용자에게 동등한 접근성을 제공해야 합니다. 접근성을 충족하지 못하면 북미·유럽 등 일부 시장에서는 제품 유통 자체가 제한될 수 있습니다.

주요 기준:

• 스크린 리더 호환성, 텍스트 대체 설명(alt text), 명확한 색상 대비, 큰 글씨, 논리적인 시각 흐름 등이 포함되어야 하며,
• 미국의 ADA(장애인법), 유럽의 EN 301549와 같은 접근성 규정에 대한 준수 여부는 제품의 시장 진입 요건이 될 수 있습니다.

기업은 매뉴얼의 접근성을 단순한 편의가 아닌, 규제 대응 전략의 일환으로 인식할 필요가 있습니다.

한샘글로벌의 제안

한샘글로벌은 사용자 문서의 기획, 개발, 디자인, 현지화까지 통합적으로 수행하며, 국제 기준에 기반한 매뉴얼 품질 진단과 개선을 통해 고객사의 리스크 대응 능력과 글로벌 경쟁력을 동시에 강화합니다.
기술이 복잡해질수록, 매뉴얼은 더 쉬워져야 합니다. 그 쉬움은 표준에 기반한 객관적인 평가와, 리스크를 사전에 차단하는 설계에서 시작됩니다.