다수의 상품을 지속적으로 개발 판매하는 많은 제조사의 고민 중 하나는 “매뉴얼 제작 공정을 자동화할 수 없을까” 일 것입니다. 매뉴얼을 제작할 수 있는 적임자를 구하기도 어렵고, 매뉴얼을 잘 만들 수 있는 표준화된 커리큘럼이나 방법론도 체계적으로 정착되지 않은 한국 시장에서는 그런 고민은 더욱 커집니다. 게다가 최근, 시장을 뜨겁게 달구고 있는 AI의 성능은 이런 고민에 더욱 불을 지핍니다.
자동차도, 반도체도, 매우 복잡한 구조의 제품을 생산하는 공장도 모두 스마트 팩토리 솔루션이 잘 안착되고 있는데 매뉴얼 제작을 자동화할 수 있는 방법은 없을까요?
아래는 챗GPT문답을 통해 제조업의 스마트 팩토리 개념이 매뉴얼 개발 서비스에 적용될 수 있을지 질문했더니 나온 답변인데, 읽고 보니 공감이 가는 내용이라 그대로 옮깁니다. 한번 보실까요?
Q. 매뉴얼 개발도 스마트 팩토리처럼 자동화시킬 수 없을까?
제조업의 스마트팩토리 개념을 문서 개발 서비스업에 그대로 적용하기는 어렵습니다. 이유는 두 산업 간의 본질적인 차이에 기인합니다. 문서 개발은 물리적 생산이 아닌 지식 기반 서비스에 가깝고, 창의성과 인적 자원의 전문 지식이 핵심적인 역할을 합니다. 그 이유를 구체적으로 살펴보면 다음과 같습니다:
1. 물리적 생산 vs. 지식 기반 서비스
- 제조업은 주로 물리적인 제품을 생산하며, 스마트팩토리에서는 기계와 로봇을 통해 공정 자동화가 가능합니다. 반복적이고 규칙적인 작업을 수행하는 기계가 생산 효율성을 극대화할 수 있습니다.
- 반면에 문서 개발 서비스업은 물리적 생산이 아닌 지식과 정보를 바탕으로 콘텐츠를 제작합니다. 문서 작성 과정에는 사람의 창의적 사고, 분석 능력, 언어적 표현 등이 필요하며, 이러한 작업은 기계나 로봇으로 자동화하기 어렵습니다.
2. 표준화된 작업 vs. 비정형 작업
- 제조업에서 스마트팩토리는 표준화된 작업과 일관된 품질 유지가 중요합니다. 동일한 제품을 반복 생산하는 데에 있어 자동화는 매우 효과적입니다.
- 그러나 문서 개발은 프로젝트마다 고객의 요구 사항이 다르며, 상황에 맞춘 비정형 작업이 많습니다. 각 문서마다 문체, 내용, 형식이 달라야 하고, 고객의 피드백을 반영하여 수정하는 과정이 필요합니다. 이러한 변동성과 비정형성을 자동화하기에는 한계가 있습니다.
3. 정형화된 데이터 vs. 창의적 정보 생성
- 제조업에서는 정형화된 데이터를 기반으로 공정을 최적화할 수 있습니다. 센서와 기계가 수집한 데이터를 분석해 생산 과정을 자동으로 조정하는 방식입니다.
- 그러나 문서 개발은 정형화된 데이터로 작업하기 어렵습니다. 문서 작성 과정에서는 새로운 아이디어 생성, 문장 구성, 주제에 대한 깊이 있는 이해가 필요하며, 이는 단순한 데이터 분석이나 자동화로는 구현하기 어렵습니다. 특히 문서 내용은 창의적이고 상황에 맞는 맞춤형 접근이 필수적입니다.
4. 기계 주도 작업 vs. 사람의 전문성
- 스마트팩토리는 기계가 주도하는 자동화 공정으로 이루어집니다. 반복적인 생산 공정을 기계가 처리하여 효율을 극대화합니다.
- 그러나 문서 개발은 기계만으로 해결할 수 없는 사람의 전문성이 요구됩니다. 언어의 뉘앙스, 고객의 의도에 맞는 표현, 지역적 문화와 감각에 맞는 문체 등은 사람의 경험과 능력으로 해결해야 합니다. AI가 일부 지원할 수는 있지만, 최종적인 창작 및 의사결정 과정은 여전히 사람의 역할이 큽니다.
5. 자동화 기술의 한계
- AI와 같은 기술이 문서 개발 과정에 부분적으로 도입될 수는 있지만, 현재 기술로는 문서의 창의성, 깊이 있는 이해, 복잡한 언어적 표현을 완전히 자동화하기 어렵습니다. 특히 고품질의 기술 문서나 마케팅 자료를 개발하는 데 있어서는 인간의 판단과 수정을 거쳐야 하는 경우가 많습니다.
공감이 가시나요? 계속해서 질문해 봤습니다. “매뉴얼 제작 과정, 개발 과정을 자동화하고 싶다. 자동화하려면 어떤 상황이 충족되면 자동화할 수 있을까?”
아래와 같이 답변을 입수했습니다.
Q. 매뉴얼 개발 과정을 자동화시킬 수 있는 전제 조건은?
매뉴얼 개발 과정을 자동화하려면 몇 가지 중요한 전제 조건이 필요합니다. 이러한 조건들이 갖추어졌을 때에만, 매뉴얼 개발 과정을 자동화할 수 있다는 주장이 실현 가능해질 것입니다.
1. 표준화된 문서 구조 및 형식
매뉴얼의 개발 과정을 자동화하기 위해서는 문서의 형식과 구조가 표준화되어야 합니다. 즉, 매뉴얼의 전반적인 구성 요소(예: 안전 지침, 설치 방법, 사용법, 유지보수, 문제 해결 방법 등)가 고정된 형식과 순서로 통일되어야 하며, 특정 유형의 제품에 따라 동일한 패턴으로 적용될 수 있어야 합니다. 이를 통해 AI 및 자동화 시스템이 특정 템플릿을 기반으로 문서를 작성할 수 있습니다.
2. 정확한 데이터 입력 및 관리 시스템
자동화를 위해서는 제품 관련 안전 정보, 사양, 사용법, 설치 방법, 유지 보수 관리 방법 등의 데이터가 일정한 형식으로 정확하게 입력하고 관리할 수 있는 체계가 필요합니다. 이는 제품의 각 기능에 대한 정보를 데이터베이스에 체계적으로 저장하고, 이를 AI 시스템이 쉽게 불러와 매뉴얼을 작성하는 데 사용할 수 있어야 한다는 것을 의미합니다. 또한, 데이터의 정확성과 최신성을 유지하기 위한 시스템이 필수적입니다.
3. 언어 처리 기술의 발전 (NLP)
매뉴얼은 단순한 텍스트 작성이 아니라 사용자에게 명확하고 이해하기 쉬운 언어로 전달되어야 하기 때문에, 자연어 처리(NLP) 기술이 고도로 발전해야 합니다. 특히, 복잡한 기술 설명을 쉽고 간결한 언어로 변환하고, 다국어 번역이 필요한 경우에는 문화적 차이와 언어적 뉘앙스를 정확하게 반영할 수 있어야 합니다. 이때 AI가 문서의 목적에 맞는 최적의 표현을 자동으로 선택할 수 있는 능력이 필요합니다.
4. 고도화된 AI 기반 편집 및 검토 시스템
매뉴얼은 종종 규제 및 법적 요구 사항을 충족해야 하며, 사용자 경험(UX)을 고려한 편집이 필수적입니다. AI 기반의 편집 및 검토 시스템이 마련되어 있어야만, 매뉴얼의 품질을 유지하면서도 자동화가 가능합니다. 이 시스템은 텍스트의 일관성, 문법 오류, 번역 품질 등을 스스로 검토하고 수정할 수 있어야 합니다. 또한, 시각적 요소(예: 아이콘, 이미지)의 자동 배치나 조정도 지원해야 합니다.
5. 사용자 피드백 시스템의 통합
자동화된 매뉴얼 개발 과정에서도 사용자 피드백이 중요한 역할을 합니다. AI 시스템이 사용자로부터 받은 피드백을 기반으로 매뉴얼의 내용을 개선할 수 있는 능력이 필요합니다. 예를 들어, 사용자가 특정 부분을 이해하지 못했거나 불편을 겪었다면, 이를 시스템에 반영하여 향후 매뉴얼 작성에 적용하는 프로세스가 갖추어져야 합니다.
6. 제품과 문서 간의 통합 시스템
제품의 변경 사항이나 업데이트가 발생하면, 매뉴얼도 이에 맞춰 자동으로 업데이트될 수 있어야 합니다. 이를 위해 제품의 데이터 및 사양이 매뉴얼 개발 시스템과 실시간으로 연결되어 있어야 하며, 제품 변경이 발생할 때마다 자동으로 문서 내용이 수정될 수 있도록 통합된 시스템이 필요합니다.
7. AI와 전문가의 협업 체계
완전한 자동화가 가능하다고 하더라도, 매뉴얼 개발 과정에서는 전문가의 검토와 보완이 필수적입니다. AI가 자동으로 생성한 매뉴얼을 전문가가 검토하고, 필요한 경우 수정하거나 추가 설명을 제공하는 협업 체계가 마련되어야 합니다. 이는 특히 복잡한 제품이나 기술에 대한 설명이 필요할 때 중요한 역할을 합니다.
8. 규제 준수 및 인증 프로세스
각 나라와 지역별로 매뉴얼이 준수해야 할 규제 및 법적 요구 사항이 다를 수 있습니다. 따라서 규제 준수 여부를 자동으로 확인하고 관리하는 시스템이 필요합니다. AI가 해당 지역의 법적 규정을 학습하고, 그에 맞는 문서를 작성할 수 있도록 하는 전제가 되어야 합니다.
이 답변은 매뉴얼 개발 현장에서 일하는 실무자 관점에서는 무슨 말인지 쉽게 이해할 수 있었지만 현장에서 일하지 않는 사람에게는 구체적으로 무슨 말인지 잘 와 닿지 않을 수 있습니다. 쉽게 한마디로 말하자면, 매뉴얼의 포맷과 구성과 콘텐츠의 내용이 표준화되어 있어야 하고 매회차 제작되어야 할 내용이 정해진 형식에 맞춰서 입력되면 출력 또한 정해진 형식으로 될 수 있다고 이해하면 편할 것 같습니다.
이는 현장에서는 현실적으로는 구현하기가 쉽지 않은 환경입니다. 문서의 틀을 정해놓고 제품을 맞추라고 할 수는 없으니까요. 제품과 시장의 요구에 맞춰서 문서가 대응하는 편이 더 가볍기 때문에 문서 제작을 자동화하겠다고 모든 것을 어떤 틀에 묶어 넣기보단 기술의 변화, 시장의 요구, 소비자들의 기호와 행동 양식에 맞춰 매뉴얼이 제작되는 환경이 더 보편적입니다.
AI를 활용한 사용설명서 개발
인공 지능이 발전하고 있다고 해도 일반인을 대상으로 하는 상품의 사용설명서 개발 과정을 모두자동화하기는 어렵습니다. 그러나 부분 부분, AI나 자동화를 적용하기 좋은 공정은 있습니다. 실제로 상당 부분에는 이미 적용되어 생산성을 높이고 있기도 합니다. 아마 기술이 발전할수록 이런 공정은 더욱 늘어날 것입니다.
퍼블리싱 및 배포: 자동화된 멀티퍼블리싱 도구를 사용하여 PDF, 모바일, 웹, 앱 등 다양한 포맷으로 매뉴얼 제작하고 배포할 수 있습니다.
콘텐츠 재활용: CMS나 콘텐츠 라이브러리 방식으로 손쉽게 콘텐츠를 재활용할 수 있습니다. 이를 통해 콘텐츠의 일관성과 품질을 유지하고 제작 시간을 단축할 수 있습니다.
번역 데이터 재활용: 수십개 언어 데이터도 TMS솔루션을 이용하여 저장하고 재활용할 수 있습니다. 이를 통해 번역물의 일관성은 물론, 번역 비용의 절감과 제작 시간을 단축할 수 있습니다.
용어집 관리: 용어집을 관리하면 콘텐츠 재활용이나 번역데이터 재활용의 효과를 높일 수 있습니다.
오류 관리: 내용의 정확성을 관리하는 솔루션을 개발하여 오류를 감지하고 사전에 정정하여 출시할 수 있습니다.
콘텐츠 생성 및 정제: AI 기반 자연어 처리 기술을 사용하여 제품 사양이나 특징에 따라 초안을 생성하거나, 생성한 초안을 정제할 수 있습니다.
한샘글로벌의 매뉴얼 제작 서비스
한샘글로벌의 매뉴얼 제작 서비스는 매뉴얼이 가진 다음과 같은 특징을 정확하고 이에 대응하는 시스템을 갖추고 있습니다.
사용자 맞춤형 정보: 제품의 복잡성과 사용자층의 다양성에 따라 설명서의 내용이 달라져야 합니다. 산업의 종류, 문서의 종류, 대상 독자층의 종류에 맞춰 설명서의 구성이나 라이팅 스타일, 문서 디자인이 다릅니다.
사용자 경험과 언어의 미묘함: 설명서 작성에는 단순한 정보 전달 이상의 요소가 포함됩니다. 사용자가 제품을 쉽게 이해하고 사용할 수 있도록 사용자 경험을 고려해야 하며, 다양한 언어로 번역할 때 문화적 차이와 미묘한 뉘앙스를 반영하는 것이 중요합니다. 뿐만 아니라 다양한 언어로 번역하기 쉽도록 표준 문장을 영어로 작성합니다.
시각적 요소와 레이아웃 설계: 사용설명서에는 텍스트뿐만 아니라 다양한 시각적 요소(아이콘, 그림, 사진 등)가 포함됩니다. 이러한 시각적 요소의 설계와 배치는 자동화하기 어려운 창의적인 작업이며, 각 제품에 맞게 세심한 조정이 필요합니다.
인증 및 규정 준수: 사용설명서에는 각국의 법적 규제와 안전 지침이 반영되어야 하며, 이러한 규정을 정확하게 준수하기 위해서는 국제 표준, 대상 지역 표준 등에 대한 이해와 적용이 필요합니다.
미래 시장을 여는 매뉴얼 제작, 미래 기술을 활용한 매뉴얼 제작은 한샘글로벌과 의논해 주세요.