기술문서 개발부터 사용자 가이드, 수십 개 언어로의 다국어 현지화까지 포함된 프로젝트에서는 청구 항목이 방대할 뿐 아니라, 제작 과정 중에도 수시로 변경되는 일이 많습니다. 이처럼 복잡하고 유동적인 청구 업무를 실무자가 일일이 수동으로 처리하다 보면, 시간 소모는 물론 작은 실수가 고객과의 신뢰를 위협하는 큰 리스크로 이어질 수 있습니다.

한샘글로벌도 수많은 제품 모델과 언어권을 동시에 다루는 대규모 프로젝트에서, 청구 오류로 인한 시행착오를 겪어야 했습니다. 하지만 이러한 경험을 바탕으로 청구 과정 전반을 구조화하고 자동화할 수 있는 방법을 수년간 연구하고 개선해 왔습니다.

이 글에서는 고객과의 신뢰를 지키면서도 효율적으로 청구 업무를 처리하기 위해 한샘글로벌이 실제로 적용하고 있는 청구 자동화 및 검증 노하우를 소개합니다. 청구 오류를 줄이고, 고객사와의 협업 효율을 높이고 싶다면 반드시 점검해야 할 실무 가이드입니다.

1. 청구 항목을 자동화하기 위한 시각적 표시 방식: 스탬프 활용

청구 항목이 포함된 문서의 변경 사항이나 단가 구분을 시각적으로 표시하는 방법으로 스탬프를 사용하면, 자동화 도구가 항목을 빠르게 인식하고 수량을 추출할 수 있습니다. 특히 PDF 형식의 문서에 적용하면 검색성과 구조화된 처리가 용이합니다.

스탬프에는 각 항목별 정보를 명확하게 포함하여 문서 내에서 쉽게 확인할 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어, 제품 매뉴얼과 같이 모델별 차이가 있는 문서는 스탬프를 통해 변경된 부분을 정확히 표시할 수 있으며, 이를 자동화 시스템과 연계하면 보다 신속하고 정확한 청구가 가능합니다.

[팁] 청구 대상 문서는 접근성과 호환성이 뛰어난 PDF 형식으로 제작하는 것이 바람직합니다. 이는 고객사가 청구 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 돕습니다. 또한, PDF 내에서 검색 및 추출이 용이하도록 메타데이터를 활용하는 것도 좋은 방법입니다.

2. 청구 자료의 구조화 및 파일명 규칙 적용

문서 종류 및 제작 언어에 따라 단가가 다를 수 있기 때문에, 청구 자료를 체계적으로 구조화하고 파일명을 규칙에 맞게 적용해야 합니다. 이를 통해 청구 데이터의 일관성을 유지하고, 자동화 시스템과의 연계를 원활하게 할 수 있습니다.

파일명을 규칙적으로 적용하면 시스템에서 데이터를 자동으로 분류하고, 고객사에서도 청구 자료를 쉽게 확인할 수 있습니다. 예를 들어, ‘모델명_ _종류_지역_언어_버전_날짜’ 형식으로 파일명을 구성하면 필요한 정보를 한눈에 파악할 수 있습니다.

또한, 청구 자료를 체계적으로 DB화하면 단가표 변경에도 빠르게 대응할 수 있으며, 청구 과정에서 발생할 수 있는 인적 오류를 최소화할 수 있습니다.

[팁] 단가표는 빈번하게 변경되지 않으므로, 수동 입력으로 인한 오류를 방지하기 위해 DB화하여 자동 적용하는 것이 효과적입니다. 이를 통해 단가 관리의 신뢰성을 확보할 수 있습니다.

3. 최종 청구 오류 방지를 위한 자동 검사

청구 결과는 자동화 시스템을 통해 생성하더라도, 고객사의 기준과 일치하는지를 다시 한 번 자동 검사하는 단계가 필요합니다. 자동 검사 시스템을 활용하여 명확한 기준을 설정하고, 일치하지 않는 항목을 오류로 표시하면 청구 오류를 사전에 방지할 수 있습니다.

자동 검사 시스템은 청구 내역이 고객사의 기준과 일치하는지 확인하고, 청구 항목의 누락 여부를 점검하는 역할을 합니다. 예를 들어, 고객사에서 사용하는 청구 검수 툴과 연계하여 자동으로 검증하는 방식이 효과적입니다.

또한, 검사 기준을 주기적으로 업데이트하고, 모델, 문서 종류, 언어 변경 시 이에 맞춰 자동 검사 시스템도 함께 조정해야 합니다. 이를 통해 지속적으로 정확한 청구 데이터를 유지할 수 있습니다.

[팁] 제품, 문서 종류, 언어 변경 시 검사 기준도 함께 업데이트하여 누락 없이 검토하는 것이 중요합니다. 또한, 오류 발생 시 원인을 즉시 분석하고 보완하는 프로세스를 마련해야 합니다.

4. 오류 없는 청구를 위한 마무리 점검 포인트

• 청구 자동화 시스템 구축: 청구 항목과 단가 정보를 체계적으로 정리하고, 자동으로 반영되는 시스템을 구축하면 효율성을 극대화할 수 있습니다.
• 청구 검증 프로세스 강화: 청구 검증 시스템을 활용하여 자동으로 청구 항목과 단가를 확인하고, 고객사 기준과 일치하는지 검사하는 것이 중요합니다.
• 고객사와의 협업 강화: 청구 기준이 변동될 경우, 즉각적으로 반영할 수 있도록 고객사와 원활한 소통 체계를 구축하는 것이 필요합니다.

신뢰를 지키는 청구의 기준

청구는 단순한 비용 정산이 아니라, 고객과의 신뢰를 보여주는 중요한 접점입니다. 복잡한 제작 항목과 수시로 변경되는 요구사항 속에서도 오류 없이 일관된 기준을 유지하는 것은 쉽지 않지만, 그것이 바로 신뢰를 지키는 기준입니다.

한샘글로벌은 수많은 프로젝트 경험을 바탕으로 청구 항목의 시각화, 문서 구조화, 자동 검증 시스템까지 모든 청구 과정을 표준화해 왔습니다. 이러한 체계는 고객과의 협업을 더욱 효율적으로 만들고, 불필요한 커뮤니케이션 비용을 줄이며, 청구에 대한 신뢰를 공고히 합니다.

정확성과 신뢰를 동시에 만족시키는 청구 프로세스. 지금, 한샘글로벌의 기준으로 청구 업무의 완성도를 높여보시기 바랍니다.