굴착기, 지게차, 휠로더를 비롯한 다양한 산업 장비 매뉴얼은 여전히 기계 중심, 기능 중심으로 작성된 경우가 많습니다. 사내에 전담 문서팀이 없는 기업도 많아, 문서 관리가 체계적으로 이뤄지지 않고 파생 제작 과정에서 내용이 복잡해지며 일관성을 잃는 사례도 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 과거에는 이런 문제를 해결하기 위해 전문 집단의 개입이 필요했지만, 이제는 AI가 문서 제작 경험이 부족한 사람에게도 실질적인 도움을 줄 수 있습니다. 그렇다면 산업 장비 매뉴얼 개선 현장에 AI를 초대해볼까요?

1. 현재 매뉴얼의 상황 진단

AI의 첫 번째 강점은 문서 분석 능력입니다. 매뉴얼 전체 또는 챕터 단위로 입력해 현재 상태를 진단할 수 있습니다. 이 단계에서는 다음을 중점적으로 점검해야 합니다.

구성과 목차: 사용자 작업 흐름에 맞게 설계되어 있는지, 목차가 대·중·소제목으로 사용목적과 사용흐름에 맞춰 논리적으로 체계화되어 있는지 확인합니다.

정보의 가독성: 본문이 IEC 82079-1에 따라 개념 설명·절차·경고문으로 구분되는지, 문단별 주제가 명확하게 구분되는지 평가합니다.

시각 자료의 품질: 그림·사진·도표가 본문 설명을 효과적으로 보완하는지, 불필요한 스크린샷이 남용되지 않았는지, 이미지 종류와 형식이 적절한지 확인합니다.

사용자 안전주의 메시지의 표준 정합성: ANSI Z535.6 등 국제 표준에 맞게 사용자 안전주의 메시지가 적용되어 있는지 확인합니다.

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• 이 매뉴얼의 목차와 구조를 분석해줘. 사용자 작업 흐름에 맞게 구성되어 있는지 평가해줘.
• 목차가 세분화되어 있고 제목이 사용자 task와 연관되는지 확인해줘.
• 본문이 IEC 82079-1 표준에 맞게 개념 설명, 절차, 경고문으로 구분되어 있는지도 검토해줘,
• 사용자 안전 주의 메시지가 ANSI Z535.6 표준과 부합되는지 확인해줘.
• 사용된 그림과 사진이 본문 설명을 보완하는지, 불필요하거나 의미 없는 시각 자료가 포함되어 있는지도 점검해줘.
• 이 매뉴얼의 사용자 친화성에 대해서 점검하고 개선방향을 제안해줘

2. 법규정 및 표준 수집

AI의 두 번째 강점은 정보 수집 능력입니다. 특정 산업군과 장비에 적용되는 법규정과 표준을 빠르게 조사하여, 매뉴얼에 반드시 반영해야 할 요건을 확인할 수 있습니다.

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• 지게차 매뉴얼 작성 시 적용해야 하는 국제 표준과 규제 요구사항을 알려줘.
• IEC 82079-1, ISO 20417, ANSI Z535.6 등 주요 표준의 핵심 항목을 요약해줘.
• 표준의 주요 내용 중에서 매뉴얼에 적용되어야 하는 문항을 정리해줘.

3. 비교 매뉴얼 분석

동종 업계의 잘 만들어진 매뉴얼을 확보했다면, AI에게 자사 매뉴얼과 비교 분석을 요청할 수 있습니다. 이 과정을 통해 구성, 목차 체계, 정보 가독성, 표준 정합성에서의 차이를 파악하고 개선 포인트를 명확히 할 수 있습니다. 필요하다면 비교 보고서 작성까지 요청할 수도 있습니다.

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• 첨부한 두 매뉴얼을 구성, 가독성, 표준 정합성 등 여러 측면으로 세분화해서 비교 분석해줘.
• 각 항목을 기준으로 장단점을 정리하고, 우리 매뉴얼 개선을 위한 구체적 권장사항을 제시해줘.
• 비교 보고서 형식으로 작성해줘.

4. 매뉴얼 개선 방향 수립

진단과 비교 분석을 바탕으로 실제 개선 방향을 수립합니다. 이 단계에서 AI는 새로운 목차 체계를 제안하거나, 문단 단위의 가독성을 개선하고, 안전 문구를 표준화하는 등 실질적인 도움을 줄 수 있습니다.

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• 이 매뉴얼의 목차를 사용자 흐름에 맞게 재구성해줘.
• 각 장의 제목은 사용자 task를 반영하도록 수정해줘.
• 실제 적용 가능한 새로운 목차안을 제안해줘.
• 각 챕터, 섹션, 토픽에 배치해야 할 주요 내용을 제안해줘.

5. 본격적인 매뉴얼 제작

앞 단계에서 도출한 조사 결과와 개선 방향을 기반으로 매뉴얼을 새롭게 제작합니다. AI만으로 문서를 완성할 수는 없지만, 자료를 수집하고 현황을 평가하며 방향을 설계하는 과정에서는 강력한 파트너가 됩니다. 이후 현장 전문가가 실제 내용을 작성하고, 필요할 때마다 AI를 협업 도구로 활용해 문서 품질을 빠르게 끌어올릴 수 있습니다.

특히 이 단계에서는 시각 자료(visual aids) 품질 관리가 중요합니다. 설명에 부합되는 그림 자료를준비하고 캡션을 명확히 하고 관련 텍스트와 인접한 위치에 배치해야 합니다.

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• 내가 작성한 이 문장을 일반 사용자가 이해하기 쉽게 바꿔줘. 행동 중심 표현을 사용해줘.
• 지금 작성한 토픽 글과 헤딩이 일치하는지 점검해줘.
• 문장을 국제 표준의 라이팅 원칙에 부합하도록 개선해줘.
• 사용된 그림과 사진이 본문 설명을 보완하는지 검토하고, 개선이 필요한 경우 어떤 시각 자료가 적합할지 제안해줘.
• 사용자 안전 메시지가 ANSI Z535.6 원칙에 부합하는지 확인하고 수정해줘.

결론

AI는 단순히 글을 대신 써주는 도구가 아닙니다. 기존 매뉴얼을 분석하고, 구조를 개선하며, 사용자 중심의 문서로 재탄생시키는 협업 파트너입니다. 물론 AI가 제안한 결과물은 반드시 기술 전문가와 문서 전문가의 검증을 거쳐야 합니다. 그러나 이 과정을 통해 우리는 더 빠르고, 더 사용자 친화적이며, 국제 표준에 부합하는 매뉴얼을 만들어낼 수 있습니다.

한샘글로벌은 35년 이상 글로벌 제조 기업들과 함께 매뉴얼 개발과 현지화를 수행해 왔습니다. 국제 표준에 기반한 문서 제작 역량과 경험으로 고객이 효율적이고 규정에 부합하는 고품질 매뉴얼을 갖출 수 있도록 지원합니다. 산업 장비 매뉴얼 개선이나 다국어 현지화가 필요하시다면, 한샘글로벌이 신뢰할 수 있는 파트너가 되어드리겠습니다.