제품 사용설명서나 기술 문서를 만드는 데 있어 ‘정보를 정확히 쓰는 능력’은 기본입니다. 그러나 진짜 실력을 가르는 요소는 따로 있습니다. 바로 정보를 구조화하는 능력, 즉 정보 구조 설계 역량입니다.

많은 제조사들이 여전히 제품 설명서의 품질을 단순히 오탈자나 표현의 정교함으로 평가합니다. 하지만 사용자가 설명서를 읽는 목적은 다릅니다. “정보를 읽기 위해”가 아니라, “필요한 순간에 빠르게 답을 찾기 위해” 문서를 엽니다. 이때 핵심이 되는 것이 문서의 구조입니다.

정보 구조 설계란 무엇인가?

정보 구조 설계는 단순히 목차를 나누고 항목을 나열하는 작업이 아닙니다. 사용자가 실제로 문서를 탐색하고 활용하는 흐름에 맞춰 정보를 조직하는 전략적 작업입니다.

예를 들어 같은 기능이라도 사용자가 자주 사용하는 정보는 앞쪽에, 드물게 사용하는 정보는 뒤쪽에 배치해야 합니다. 동일한 목적을 가진 기능은 흩어져 있지 않고 하나의 섹션 안에 묶여 있어야 하며, 문제 해결이 필요한 상황에서는 그 상황에서 바로 접근할 수 있는 정보 구조가 제공되어야 합니다.

이러한 구조는 단지 보기 좋게 정리하는 수준을 넘어, 사용자 경험 자체를 설계하는 일입니다.

잘 설계된 구조는 문서의 품질을 어떻게 바꾸는가?

한 번 생각해보세요.

• 어떤 설명서는 읽지 않아도 구조만 봐도 내가 찾는 정보가 어디에 있을지 예측할 수 있습니다.
• 어떤 설명서는 눈에 띄는 제목, 정돈된 시각 구조, 단계별 안내 덕분에 제품을 직접 조작하지 않고도 사용법이 그려집니다.
• 어떤 설명서는 설명을 따라 제품을 사용하다 막히는 순간, 바로 아래에 문제 해결 절차가 이어져 있습니다.

이처럼 정보 구조가 뛰어난 설명서는 사용자에게 ‘친절한 안내자’처럼 작동합니다. 반대로 구조가 나쁜 문서는 아무리 정확한 내용을 담고 있어도 사용자의 신뢰를 얻지 못합니다.

테크니컬 라이터에게 왜 구조 설계 능력이 중요한가?

사용설명서는 단지 정보를 나열하는 문서가 아니라, 사용자의 행동을 설계하는 콘텐츠입니다. 따라서 테크니컬 라이터는 문장력뿐 아니라 정보를 어떻게 분류하고, 배치하고, 연결할 것인가에 대한 전문 역량을 갖춰야 합니다.

특히 다음과 같은 상황에서는 구조 설계의 품질이 결과에 큰 영향을 미칩니다.

• 제품 종류나 모델이 많아 설명서의 분량이 방대해질 때
• 다양한 언어로 번역되어야 할 때
• 제품을 처음 접하는 사용자도 쉽게 이해해야 할 때

이럴 때일수록 잘 설계된 정보 구조는 탐색 시간 단축, 문서 재사용성 향상, 번역 품질 및 일관성 유지, 브랜드 신뢰도 강화 등 실질적 효과로 이어집니다.

한샘글로벌의 교육 사례: 정보 구조 설계 능력을 키우는 실전형 교육

한샘글로벌은 이러한 중요성을 바탕으로, 사내 테크니컬 라이터를 위한 ‘정보 구조 설계’ 집중 교육 과정을 운영하고 있습니다. 최근 진행된 교육에서는 다음과 같은 핵심 역량을 다루었습니다:

• 사용자의 실제 작업 흐름을 기반으로 정보를 배열하는 법
• 자주 사용하는 정보와 드물게 사용하는 정보를 구분하여 구조화하는 전략
• 문제 해결 흐름에 맞춘 정보 묶음 구성법
• 시각적 구분(타이포그래피, 아이콘, 번호 등)을 통한 탐색 효율화
• 기능 중심이 아닌 사용자 과업(Task) 중심 구조로 전환하는 방법

이 교육은 단순한 작성 기술이 아니라, 사용자 중심의 콘텐츠 설계자로서의 사고 전환을 목표로 합니다.

마무리하며

제품의 완성도는 설명서에서 드러납니다. 그리고 설명서의 품질은 단순한 문장력이 아닌 정보 구조의 설계 품질에서 갈립니다.

한샘글로벌은 앞으로도 테크니컬 라이터의 구조 설계 역량을 체계적으로 육성하고, 제조사 고객과 사용자 모두에게 더 쉽게, 더 정확하게, 더 신뢰할 수 있는 콘텐츠를 제공해 나가겠습니다.