사용설명서 현지화 작업의 Pain Point: 국가 별 규제 관리
다른 지역 시장으로 상품이나 서비스를 판매하려고 할 때 필수적인 항목이 사용설명서입니다. 이때 사용설명서는 단지 대상 지역 언어로 번역만 하면 되는 걸까요? 대상 지역의 통화, 단위만 바꾸면 현지화되는 걸까요? 중요한 것이 따로 있습니다. 설명서 현지화 작업에서 많은 제조사를 가장 괴롭히는 그것, 바로 국가별 규제 정보를 매뉴얼에 반영하는 것입니다.
프로젝트 개요
제품을 여러 국가에 판매할 때, 각국의 규제 요구사항을 준수해야 합니다. 요구사항은 해당 지역의 법률, 안전 규정, 환경 보호 기준 등에 따라 다를 수 있는데 예를 들면 미국에 출시되는 제품이라면 FCC 인증이나 CPSC (Consumer Product Safety Commission)에 의한 안전 기준 준수 요구사항이 있습니다.
이 같은 규제에 관한 정보는 사용설명서에도 포함되어야 하는 경우가 많습니다. 삼성전자는 대한민국의 대표적인 글로벌 소비자 제품 제조사입니다. 혁신적인 기술 개발과 품질 관리에 중점을 두며, 기술력과 브랜드 가치를 바탕으로 글로벌 전자 시장에서 중요한 역할을 하고 있습니다.
삼성전자는 자사의 제품 사용설명서가 각 국가의 규제 사항을 준수할 수 있도록 만들어야 했습니다. 1990년부터 삼성전자와 협력하고 있는 한샘글로벌은 각 언어 매뉴얼마다 이러한 지침을 정확하게 적용할 수 있도록 요청 받았습니다.
도전 과제
- 가장 어려운 점은 국가별 규제 요구사항의 다양성과 그 적용의 복잡성에 있습니다. 각 국의 법적 규제가 서로 다르기 때문에, 공통적인 적용방법을 찾을 수 없습니다.
- 삼성전자는 50개 이상의 언어로 매뉴얼을 제공하므로 각 언어 지역별로 규제 사항을 차별화하여 적용해야 합니다.
- 제품 출시 전 모든 규제 정보를 각 언어 매뉴얼에 반영해야 하지만 제작 시간은 매우 제한적입니다.
- 규제 관련 승인과 최종적인 정보 취합은 제품 출시 시점에 임박해서 이루어지는 경우도 많은데 이 과정에서 인간의 실수가 자주 발생합니다. 매뉴얼 제작 과정의 인간 실수는 추가적인 위험 요소를 생성합니다.
- 출시 전 고객사가 모든 언어별로 규제 사항의 적용 여부를 확인할 수 있는 간단한 방법이나 짧은 시간 대응이 가능한 방법이 없습니다.
한샘글로벌의 대응
국가 별 규제 사항 가이드라인 개발
한샘글로벌은 각 국가의 법적 요구사항을 면밀히 분석하여 국가별 규제 사항 가이드라인을 제작했습니다. 이 가이드라인은 작업자가 각국의 규제를 정확히 이해하고 사용자 매뉴얼에 적절히 반영할 수 있도록 돕습니다.
규제 관리 전담책임자 운영
규제 가이드의 갱신, 배포 및 교육을 전담하는 책임자를 배치함으로써, 관련 규제가 변경될 때마다 신속하게 대응할 수 있도록 하였습니다. 이는 가이드라인의 지속적인 업데이트를 통해 최신 규제 요구사항을 반영할 수 있게 합니다.
실무자 교육
모든 작업자가 규제 사항을 정확히 이해하고 이를 매뉴얼에 올바르게 적용할 수 있도록 체계적인 교육을 실시합니다. 이 교육은 규제 지식을 통일하고, 작업 품질을 향상시키는 데 중요한 역할을 합니다.
자동화 도구의 도입
작업의 정확성과 효율성을 높이기 위해 자동화 도구를 개발했습니다. 이 도구는 육안으로 하던 검수 작업을 줄였고 자동으로 반영되어 매뉴얼에 적용될 수 있도록 했습니다. 이런 접근 방식으로 휴먼에러를 최소화하고 작업자가 더 복잡하고 창의적인 작업에 집중할 수 있도록 합니다.
규제 관리 최종 검수 팀 운영
제품 출시 직전, 한샘글로벌은 품질관리 팀을 통해 매뉴얼에 규제 사항이 제대로 적용되었는지를 철저히 검토합니다. 이 과정을 통해 마지막 단계에서의 오류를 최소화하고 규제 준수를 확인합니다.
결과
한샘글로벌은 각 국가의 규제 사항에 대해 정확한 지식을 바탕으로 체계적인 관리를 수행했습니다. 또한, 실무자들의 열정과 최신 기술의 지원을 받아 자동 검수 시스템을 활용, 인간의 오류를 최소화했습니다. 이러한 접근은 제품 출시 시기를 연장하지 않으면서도, 고객사가 전 세계에 제품과 설명서를 성공적으로 공급할 수 있게 만들었습니다.
제품이나 서비스를 해외 시장에 판매하고자 할 때, 해당 지역의 규제를 준수하고 이를 사용설명서에 반영하는 것은 필수입니다. 국가 수가 많아질수록, 다루어야 할 언어가 많아질수록, 국가별 규제 사항에 대한 경험과 지식을 갖춘 매뉴얼 개발 및 번역 회사의 관리 역량이 필요합니다. 한샘글로벌은 이러한 요구를 충족시키기 위한 경험과 기술을 갖추고 있습니다. 자세한 문의는 한샘글로벌로 해주세요.